A sua contabilidade entra na Kamino com um usuário para cada pessoa do escritório, no papel Visualizador: ela consulta os dados das empresas que você escolher e baixa a movimentação financeira, sem criar nem alterar nada.
Antes de dar acesso à contabilidade
Quem pode convidar: o Administrador da Organização, ou o Administrador do grupo de empresas que a contabilidade vai ver.
O que ter em mãos: o e-mail de cada pessoa do escritório que vai usar a Kamino. Cada pessoa tem o próprio usuário; não use um e-mail compartilhado.
O domínio de e-mail da contabilidade: se a sua organização tem domínios de e-mail autorizados, o domínio do escritório, como
@escritoriocontabil.com.br, precisa estar na lista antes do convite. Só o Administrador da Organização autoriza um domínio.A confirmação de segurança: convidar pede um código do aplicativo autenticador ou do seu e-mail.
Onde: na plataforma web.
Como autorizar o domínio de e-mail da contabilidade
Pule esta parte se a sua organização não usa domínios autorizados. Nesse caso, a lista em Segurança está vazia e o convite aceita qualquer e-mail.
Abra Configurações › Cadastros › Segurança e clique em Adicionar domínio.
Em Domínio, escreva só o domínio do escritório, sem @. Por exemplo:
escritoriocontabil.com.br.Clique em Adicionar domínio e confirme na Confirmação de segurança.
As regras da lista estão em "Domínios de e-mail autorizados".
Como convidar a contabilidade
Abra Configurações › Cadastros › Usuários e clique em Novo usuário, ou aperte C.
Digite o e-mail da pessoa do escritório em E-mail. Quando o painel aceita vários e-mails, o campo se chama E-mails: separe cada um por vírgula ou Enter.
Escolha o Grupo de empresas, o Papel Visualizador e as Empresas que a contabilidade atende. Marque todas só se ela atende o grupo inteiro.
Deixe desligado Acesso administrativo à organização.
Clique em Adicionar usuário. No painel de vários e-mails, o botão é Enviar convite, ou Enviar {N} convites.
Na Confirmação de segurança, digite o código e clique em Confirmar.
Cada pessoa recebe o convite por e-mail e aparece na lista como Aguardando 1º acesso. No primeiro acesso, ela entra com o e-mail convidado e define o próprio nome.
Como a contabilidade baixa a movimentação financeira
A contabilidade pede o arquivo das contas a pagar e a receber de um período em Exportações.
No rodapé do menu lateral, clique no ícone de download para abrir Exportações.
Clique em Nova exportação.
Escolha o período, de até 12 meses, o regime de data (caixa ou competência), as contas bancárias, as colunas e o formato: Planilha (.xlsx) ou Texto separado por ponto e vírgula (.csv).
Confirme. Quando o arquivo fica pronto, o aviso chega na central de notificações, e Fazer download aparece na linha do pedido.
Para casar cada lançamento com a conta contábil, inclua a coluna Código contábil da pessoa. Ela vem do campo Código contábil no cadastro de cada pessoa, em Pessoas.
Regras do acesso da contabilidade
O Visualizador consulta e não altera. Ele não lança, não paga, não concilia e não muda cadastro. A regra é da Kamino.
O acesso vale só para as empresas marcadas. O arquivo exportado também traz só essas empresas.
Cada pessoa vê só as próprias exportações. Uma pessoa do escritório não baixa o arquivo que a outra pediu.
O arquivo exportado fica disponível por 48 horas. Depois, peça de novo.
Até 50 e-mails por envio, quando o painel aceita vários e-mails.
O que confunde ao dar acesso à contabilidade
O Visualizador não exporta a lista de contas a pagar. O botão Exportar da lista de contas a pagar pede a permissão de escrita de contas a pagar. Para a contabilidade, o caminho é Exportações, que o Visualizador pode usar.
Domínio autorizado não é o mesmo que acesso. Autorizar o domínio do escritório só libera o convite. Quem entra, e com qual papel, é decidido no convite de cada pessoa.
Por que o convite da contabilidade foi recusado, e o que fazer
Domínio fora da política de acesso — o domínio do escritório não está entre os domínios autorizados. Autorize o domínio em Configurações › Cadastros › Segurança, ou peça a um Administrador da Organização.
Esta pessoa já está na organização. Abra o cadastro dela e edite os acessos, em vez de cadastrá-la de novo. — a pessoa já é usuária. Abra a linha dela e mude os acessos.
Este e-mail já tem um convite pendente, aguardando o primeiro acesso. Abra o cadastro dele na listagem para reenviar o convite. — use Reenviar convite em Mais ações.
Perguntas frequentes sobre o acesso da contabilidade
O contador atende outras empresas que usam a Kamino. Ele precisa de outro e-mail?
Não. O mesmo e-mail pode ter acesso a mais de uma organização. Depois de entrar, o contador troca de cliente pelo menu do usuário, em Trocar de organização.
Qual papel dou para a contabilidade?
O Visualizador. Ele consulta todos os dados das empresas marcadas e pede a exportação da movimentação financeira, sem criar nem alterar nada. Se a contabilidade também lança contas, o papel é o Analista.
Como tiro o acesso da contabilidade quando trocamos de escritório?
Em Configurações › Cadastros › Usuários, abra Mais ações na linha de cada pessoa do escritório e use Arquivar usuário. Só o Administrador da Organização arquiva. O histórico do que elas fizeram continua na Auditoria.
A Kamino gera o arquivo de importação da Domínio?
Não. A exportação sai em planilha (.xlsx) ou em texto separado por ponto e vírgula (.csv). A contabilidade monta o arquivo da Domínio a partir dela.