Quando o administrador da sua empresa sai ou muda de função, o acesso dele passa para outra pessoa em duas etapas: primeiro você dá o acesso à pessoa nova e espera ela entrar; depois tira o acesso de quem sai. Nessa ordem, a organização nunca fica sem alguém que a administre.
Antes de passar o acesso de administrador
Qual acesso você vai passar: na Kamino há dois níveis de administração.
O Administrador da Organização alcança a organização inteira: assinatura, estrutura, papéis, segurança e todos os grupos de empresas. Ele é o interruptor Acesso administrativo à organização, no cadastro do usuário.
O Administrador é um papel dentro de um grupo de empresas: acesso total às empresas marcadas, inclusive cadastros e integrações.
Quem pode passar o acesso de Administrador da Organização: só outro Administrador da Organização. Para quem não é, a tela diz Só um administrador da organização pode conceder ou remover este acesso.
Quem pode passar o papel Administrador de um grupo: o Administrador da Organização, ou o Administrador daquele grupo.
O que ter em mãos: o e-mail de trabalho da pessoa nova. Se a organização tem domínios de e-mail autorizados, o e-mail precisa ser de um deles.
A confirmação de segurança: convidar, editar acessos e arquivar pedem um código do aplicativo autenticador ou do seu e-mail.
Onde: na plataforma web, em Configurações › Cadastros › Usuários.
Como dar o acesso de Administrador da Organização à pessoa nova
Abra Configurações › Cadastros › Usuários.
Se a pessoa ainda não é usuária, clique em Novo usuário e informe o E-mail. Se ela já é, clique no lápis Editar dados na linha dela.
Ligue Acesso administrativo à organização. Com ele ligado, a tela deixa de pedir os acessos por grupo de empresas, porque ele já cobre todos.
Clique em Adicionar usuário, ou em Salvar alterações se você estava editando.
Na Confirmação de segurança, digite o código e clique em Confirmar.
A pessoa nova recebe o convite por e-mail e aparece na lista como Aguardando 1º acesso, com o selo Administrador da organização na coluna Acessos.
Como tirar o acesso de Administrador da Organização de quem sai
Faça esta parte só depois que a pessoa nova aceitou o convite e entrou na Kamino pela primeira vez. Na lista, ela deixa de aparecer como Aguardando 1º acesso.
Em Configurações › Cadastros › Usuários, encontre quem sai.
Escolha o que fazer com o acesso dessa pessoa:
Se ela continua na empresa com outro acesso: clique em Editar dados, desligue Acesso administrativo à organização e preencha em Acessos a grupos de empresas o Grupo de empresas, o Papel e as Empresas. Clique em Salvar alterações.
Se ela sai da empresa: abra Mais ações na linha dela, use Arquivar usuário e confirme em Arquivar.
Na Confirmação de segurança, digite o código e clique em Confirmar.
Arquivar encerra o acesso e preserva o histórico: lançamentos, aprovações e eventos da Auditoria continuam no nome da pessoa.
Como passar o papel Administrador de um grupo de empresas
Em Configurações › Cadastros › Usuários, convide a pessoa nova com Novo usuário, ou clique em Editar dados na linha dela se ela já é usuária.
Em Acessos a grupos de empresas, escolha o Grupo de empresas, o Papel Administrador e as Empresas, ou marque todas.
Salve e confirme na Confirmação de segurança.
Depois que a pessoa nova entrar, abra Mais ações na linha de quem sai, use Trocar papel e escolha outro Papel. Se a pessoa sai da empresa, peça a um Administrador da Organização para arquivá-la.
Regras da troca de administrador
A organização não fica sem administrador que consiga entrar. A Kamino recusa desligar o Acesso administrativo à organização ou arquivar o último Administrador da Organização que já fez o primeiro acesso. Um convite que ainda não foi aceito não conta. A regra é da Kamino.
Só um Administrador da Organização liga ou desliga o acesso administrativo à organização, inclusive o próprio.
Arquivar e desarquivar usuários é só do Administrador da Organização. O Administrador de um grupo convida e troca papéis no grupo dele, mas não arquiva.
O e-mail de um usuário não muda. Quem sai e quem entra têm cada um o seu usuário.
Mensagens ao trocar o administrador, e o que fazer
Taking the administrator role from this user would leave the organization without an administrator who can sign in; promote another administrator first — a frase aparece em inglês quando você tenta desligar o acesso administrativo do último administrador que consegue entrar. Dê o acesso à pessoa nova, espere ela fazer o primeiro acesso e tente de novo.
Archiving this user would leave the organization without an administrator who can sign in; promote another administrator first, or acknowledge the consequence to proceed — o mesmo caso, ao arquivar. Siga o mesmo caminho.
Só um administrador da organização pode conceder ou remover este acesso. — peça a um Administrador da Organização para fazer a troca.
Domínio fora da política de acesso — o e-mail da pessoa nova não está entre os domínios autorizados. Autorize o domínio em Configurações › Cadastros › Segurança, ou peça a um Administrador da Organização.
Perguntas frequentes sobre passar o acesso de administrador
O administrador saiu da empresa e ninguém mais tem acesso de administrador. O que faço?
Fale com o atendimento da Kamino pelo botão de ajuda. Sem outro Administrador da Organização na conta, ninguém da empresa consegue dar o acesso a uma pessoa nova pela plataforma.
Posso tirar o meu próprio acesso de administrador?
Pode, se outro Administrador da Organização já fez o primeiro acesso. Se você é o último, a Kamino recusa a troca.
Quantos administradores da organização a empresa deve ter?
Ao menos dois. Assim, a saída de uma pessoa não deixa a empresa sem quem administre os usuários.
Convidei o novo administrador. Já posso arquivar o antigo?
Ainda não, se o antigo é o único Administrador da Organização. Espere o novo aceitar o convite e entrar pela primeira vez. Enquanto ele aparece como Aguardando 1º acesso, a Kamino recusa arquivar o antigo.