Pessoas é o cadastro de quem aparece nos seus lançamentos: clientes que pagam, fornecedores que recebem e funcionários. Um lançamento só pode ser criado para alguém que já existe aqui.

O cadastro de pessoas fica no rodapé do menu lateral, no ícone Pessoas — ao lado de Configurações e Auditoria.

A tabela de pessoas traz Número, Pessoa, Papéis, Contato principal, Dados de pagamento, Situação e Atualizado em.

A busca do topo procura por nome, documento, e-mail ou telefone. Ao lado dela ficam os filtros Papel, Tipo e Situação. O Tipo separa pessoa física, jurídica, estrangeira e quem está Sem documento, isto é, sem CPF nem CNPJ; a estrangeira sem identificação continua em pessoa estrangeira. A Situação separa Ativos e Arquivados. Com algum filtro aplicado, Redefinir volta a lista ao padrão.

No canto superior direito ficam Importar, para trazer cadastros em massa, e Nova pessoa, com o atalho C. O ícone de download, ao lado dos filtros, é Exportar cadastros filtrados — ele respeita os filtros aplicados, e não exporta a base inteira.

A tela mostra Pessoa criada. Se o CPF ou CNPJ já pertence a outra pessoa, a tela mostra Documento já cadastrado, com Ver cadastro existente e Usar esta pessoa.

A tela mostra Pessoa atualizada. Mudar a conta bancária ou a chave Pix pede a permissão Dados bancários e a Confirmação de segurança.

A tela diz quantas pessoas foram arquivadas, como 12 pessoas arquivadas, e quantas foram puladas. Para desarquivar várias, marque pessoas arquivadas e clique em Desarquivar, que age sem confirmação.

A tela mostra Processando importação… e, no fim, Importação concluída, com quantas linhas foram lidas e quantas pessoas foram criadas. Se parte das linhas foi recusada, o aviso é Importação parcial, e o Histórico de importações, no mesmo menu, mostra o motivo de cada linha. As colunas de banco e de Pix só são importadas por quem tem a permissão Dados bancários.

O navegador baixa um arquivo CSV com as pessoas da lista filtrada.

Cada linha da lista de pessoas tem uma caixa de seleção, e a caixa do cabeçalho marca todas as pessoas da página. Com pessoas marcadas, aparece uma barra na parte de baixo da tela com a contagem.

Para arquivar várias de uma vez, marque só pessoas ativas e use Arquivar: a tela pede confirmação antes. Para desarquivar, marque só pessoas arquivadas e use Desarquivar, que age direto. Se a seleção misturar as duas, a barra oferece as duas ações e diz quantas pessoas cada uma altera.

Cada ação cobre até 200 pessoas e vale só para as da página aberta; trocar de página ou de filtro começa uma seleção nova. Depois da ação, um aviso diz quantas pessoas mudaram e quantas foram puladas, por já estarem no estado pedido, ou não puderam ser alteradas. Você só vê a seleção se tem permissão para editar pessoas.

Clique em Nova pessoa. O formulário abre com o menu Seções à direita, que leva a cada bloco do cadastro.

O primeiro campo é o Tipo de pessoa: Pessoa jurídica, Pessoa física ou Estrangeira. Ele muda os outros campos: o nome do campo de documento, o do campo de nome e o caminho de pagamento.

O Nome é obrigatório, e é preciso escolher pelo menos um papel.

O campo do documento se chama Documento, CPF, CNPJ ou, para pessoa estrangeira, Identificação fiscal, conforme o tipo da pessoa. Ele pode ficar em branco quando você não tem o documento da pessoa. A pessoa é cadastrada sem documento, e você pode preenchê-lo depois, na edição.

Sem CPF ou CNPJ, a pessoa só pode ser paga por boleto ou baixa manual, porque Pix e TED exigem o documento do favorecido. Para cliente, a Kamino não emite boleto sem CPF ou CNPJ, e o recebimento pode ser lançado e baixado manualmente. Se o documento for digitado pela metade, o campo avisa o erro e o cadastro não é salvo. O ícone de ajuda ao lado do nome do campo repete o que muda quando a pessoa fica sem documento.

Ao cadastrar alguém sem documento, a tela confere o nome. Se já existe uma pessoa com o mesmo nome, aparece um aviso para você conferir se não é a mesma antes de salvar. O aviso não impede o cadastro, porque nomes iguais acontecem.

Para quem não tem documento brasileiro, escolha Estrangeira em Tipo de pessoa. A identificação estrangeira também pode ficar em branco.

O campo Papéis oferece Cliente, Fornecedor e Funcionário. A pessoa nova abre sem nenhum papel marcado, e o cadastro só salva com pelo menos um.

Os papéis não são exclusivos. A mesma empresa pode ser cliente e fornecedora ao mesmo tempo — e continua sendo um cadastro só, o que evita duas fichas com o mesmo CNPJ e histórico partido ao meio.

Depois de salvo, o papel de cliente ou de fornecedor não pode ser retirado da pessoa.

A seção Alocação gerencial é a que mais economiza tempo, e a mais fácil de ignorar na pressa. A própria tela explica: Pré-preenchem automaticamente os pagamentos e recebimentos com esta pessoa.

Dá para guardar uma classificação de cliente, uma de fornecedor e uma de funcionário — cada papel com a sua — além de centro de custo, unidade de negócio e projeto.

Preenchido uma vez, todo lançamento futuro com essa pessoa já nasce categorizado. É o que evita a conta de energia entrar em uma classificação diferente a cada mês, dependendo de quem lançou.

São dois botões, com efeitos diferentes: Salvar cria o cadastro e fecha o formulário; Salvar e adicionar outra cria e mantém o formulário aberto para o próximo cadastro — útil ao subir uma lista de fornecedores de uma vez.

Cancelar descarta o que foi preenchido.

A coluna Situação marca cada cadastro como Ativo ou Arquivado. Arquivar tira a pessoa das opções de novos lançamentos sem apagar o histórico dos lançamentos que já existem. É o caminho para aposentar um fornecedor que você não usa mais, e Desarquivar a traz de volta quando precisar. Para várias pessoas de uma vez, use a seleção da lista.

Conta bancária e chave Pix de uma pessoa são o destino do dinheiro nos pagamentos, e por isso têm uma permissão própria, separada de criar e editar pessoas: Dados bancários, no módulo Pessoas de Configurações › Cadastros › Papéis e permissões.

A Auditoria registra a mudança como Dados de pagamento alterados.

Uma conta a pagar já lançada para essa pessoa, e ainda não enviada ao banco, passa a usar o cadastro novo:

A permissão Dados bancários vem com o papel, e não se marca usuário por usuário. Há dois caminhos:

Uma variação do Gestor ou do Analista não consegue incluir Dados bancários, porque a variação não concede nada além do papel base.

O cadastro de uma pessoa não tem uma seção de histórico. Cada criação e cada edição ficam na Auditoria, no rodapé do menu lateral, com quem fez, quando e o valor anterior e o novo de cada campo.

Ver a Auditoria depende da permissão Ver trilha de auditoria no seu papel. A busca da Auditoria cobre até 90 dias por vez.

Todas estas regras são da Kamino, exceto a do Pix e da TED, que exigem o documento do favorecido.

Pode. Deixe o documento em branco. Sem CPF ou CNPJ, a pessoa só pode ser paga por boleto ou baixa manual, porque Pix e TED exigem o documento do favorecido.

Num cadastro só. Em Papéis, marque Cliente e Fornecedor. A mesma pessoa aparece nos dois tipos de lançamento.

Não existe apagar, excluir nem inativar: você arquiva. Arquivar tira a pessoa das opções de novos lançamentos e preserva o histórico. Desarquivar traz de volta.

Chaves Pix e contas bancárias são geridas por quem tem a permissão de dados de pagamento. Peça a um administrador. Com a permissão, alterar os dados bancários ainda pede a confirmação de segurança.

Consegue. Abra a pessoa, clique em Editar pessoa, troque o CPF e clique em Salvar alterações. Como o documento antigo era válido, a Kamino pede o código da Confirmação de segurança ao salvar.

Aceita. A Receita Federal passou a emitir CNPJ com letras e números nas 12 primeiras posições, e os 2 últimos continuam números. Digite o CNPJ no campo do documento como ele está no cartão do CNPJ: a máscara é a mesma, e letra minúscula vira maiúscula. Os CNPJs só com números continuam valendo, e não é preciso mudar nenhum cadastro.

Não. Exportar cadastros filtrados leva só as pessoas que estão na lista com os filtros aplicados.