Dar baixa é registrar que o dinheiro de uma conta a receber entrou. É o que move a conta de A vencer ou Atrasado para Recebido e alimenta o saldo real do seu caixa.
Quem pode dar baixa numa conta a receber, e onde
Quem pode: quem tem a funcionalidade Contas a receber — Baixa, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador, Gestor e Analista. A mesma funcionalidade permite desfazer uma baixa.
Onde: na plataforma web, no menu Receber.
Por onde dar baixa numa conta a receber
Três caminhos, mesmo resultado:
Pela lista — no menu Mais ações da linha, Dar baixa.
Pelo detalhe — a ação Dar baixa no topo do painel da conta, disponível enquanto houver saldo a receber.
Em lote — selecione várias linhas e use Dar baixa na barra de seleção. O painel mostra uma linha por conta, para revisar o valor, a conta de recebimento e a data de cada baixa.
Como dar baixa numa conta a receber
No menu lateral, clique em Receber (se ele abrir subitens, escolha Contas a receber) e ache a conta.
No fim da linha, abra Mais ações e clique em Dar baixa. No painel da conta, o botão Dar baixa fica no topo.
No painel Dar baixa, confira o Valor do recebimento. Ele vem com o saldo a receber; num recebimento parcial, informe o valor que entrou.
Escolha a Conta de recebimento e confira a Data do recebimento. Os dois são obrigatórios, e a data não pode ser futura.
Em Encargos, descontos e taxa, preencha o que houver: Juros, Multa, Desconto e Taxa. Todos são opcionais.
Se informou uma Taxa, como a da maquininha do cartão ou a tarifa do banco, escolha a Classificação da taxa. Ela é opcional. A taxa é lançada como despesa nessa classificação e não reduz a receita da conta: a parcela fecha pelo valor recebido.
Se tiver o comprovante, clique em Anexar comprovante e escolha o arquivo.
Confira a composição no fim do painel, até Entra na conta, e clique em Dar baixa.
A tela mostra Recebimento registrado. Num recebimento parcial, o aviso diz também para qual parcela seguiu o saldo, com o mesmo vencimento. Se a taxa passar do valor recebido, o painel avisa A taxa é maior que o valor recebido; a conta terá saída líquida de [valor]., e a baixa pode ser registrada assim mesmo.
Como dar baixa em várias contas a receber de uma vez
No menu lateral, clique em Receber (se ele abrir subitens, escolha Contas a receber). No botão de visualização, à direita da barra, deixe as parcelas em Separadas: na lente Agrupadas, o bloco do parcelamento fica de fora.
Marque as caixas das contas, todas na mesma página e na mesma moeda.
Na barra de seleção, clique em Dar baixa.
No painel Dar baixa, revise cada linha: Valor, Juros, Multa, Desconto, Taxa, Classificação da taxa, Conta de recebimento e Data. Valor e conta de recebimento são obrigatórios em todas as linhas.
Ao escolher a conta de recebimento ou a data numa linha, a Kamino pergunta Replicar para todas as demais linhas?. Clique em Replicar para usar o mesmo valor nas outras, ou em Agora não.
Confira o Total do lote e clique em Dar baixa em N, com N o número de contas.
A tela mostra Recebimento registrado e N contas baixadas pelos valores informados. Com taxa, o aviso traz também Taxas lançadas: e a classificação de cada uma. Se alguma conta não pôde ser baixada, o aviso é Recebimento parcial do lote, e ela continua marcada.
Como desfazer a baixa de uma conta a receber
No menu lateral, clique em Receber (se ele abrir subitens, escolha Contas a receber) e clique na linha da conta para abrir o painel.
Na seção Vencimentos, ache a parcela e clique no ícone de Desfazer baixa, no fim da linha.
No diálogo Desfazer esta baixa?, escreva o Motivo. Ele é obrigatório.
Clique em Desfazer baixa. Para desistir, clique em Manter.
A tela mostra Baixa desfeita. O valor volta para o saldo a receber, e a baixa fica no histórico, marcada como desfeita. Baixa conciliada não se desfaz: desconcilie o movimento na Tesouraria antes.
Os campos do painel Dar baixa
Valor do recebimento — vem preenchido com o saldo a receber. Ajuste para registrar um recebimento parcial.
Conta de recebimento — obrigatória. É a conta bancária onde o dinheiro entrou.
Data do recebimento — obrigatória, já preenchida com hoje, e não pode ser futura. Baixa é fato consumado, não previsão. Para "espero receber dia tal", use a Previsão de recebimento no lançamento.
Encargos, descontos e taxa da baixa
A seção Encargos, descontos e taxa do painel Dar baixa abriga quatro campos, todos opcionais e nenhum negativo:
Juros e Multa — quando o cliente paga atrasado e você cobra a diferença.
Desconto — quando você abate algo. Não pode ser maior que valor + juros + multa.
Taxa — a da maquininha do cartão ou a tarifa do banco, lançada como despesa.
O fim do painel mostra a composição do recebimento, calculada enquanto você digita: o Valor do recebimento, os juros, a multa e o desconto informados, Pago pelo cliente quando há encargo e taxa, Taxa (despesa) quando há taxa, e, na última linha, Entra na conta. Confira Entra na conta contra o extrato antes de confirmar.
Comprovante do recebimento
Em Comprovante do recebimento, o botão Anexar comprovante junta o arquivo que o cliente mandou, no mesmo passo da baixa. Ele é opcional e fica vinculado a esta baixa. O comprovante aceita PDF, PNG, JPG e XML.
Clique em Dar baixa para concluir.
Baixa com cobrança em aberto
Se a conta a receber tem uma cobrança em aberto, o painel Dar baixa pergunta O que fazer com a cobrança em aberto?:
O cliente pagou a cobrança — o boleto já foi pago, então a cobrança encerra como liquidada.
O cliente pagou por fora — o boleto deixa de ser pagável. Use quando o dinheiro entrou por outro caminho; sem cancelar, o cliente pode pagar duas vezes.
Recebimento parcial: o que acontece com o saldo da conta a receber
Este é o comportamento da baixa que mais gera dúvida, e ele é deliberado.
Quando você registra um valor menor que o saldo, a Kamino não deixa a conta pela metade. Ela quita a parcela pelo valor informado e move o saldo restante para uma parcela nova. Sem boleto em aberto, a parcela nova fica com o mesmo vencimento da original.
Se a conta tem boleto em aberto, o boleto é cancelado, porque ele pede o valor antigo. O painel pede o Vencimento do saldo, que não pode ser anterior a hoje. Você escolhe Cobrar o saldo agora, que emite a cobrança do saldo nesse vencimento, ou Deixar o saldo sem cobrança.
Na lista de contas a receber, essa parcela nova aparece com a marca Parcela dividida: "Saldo de um recebimento parcial — veio de outra parcela". É o que permite acompanhar o pedaço que falta sem perder o registro do que já entrou.
Ver as baixas de uma conta a receber
No detalhe da conta a receber, a seção Vencimentos abre com o tipo do lançamento: Avulso · parcela única ou Parcelado em Nx. Logo abaixo vêm três cartões: Valor bruto (R$), Total recebido (R$) e Saldo a receber (R$).
Abaixo, a tabela traz uma linha por parcela, com vencimento, situação e valor. Cada linha expande e revela a baixa daquela parcela: a data, o valor, a conta e a composição em Principal, Juros, Multa e Desconto.
Desfazer uma baixa errada
Não existe editar a baixa de uma conta a receber. Para corrigir, desfaça a baixa e registre de novo.
Na linha da parcela, clique em Desfazer baixa. A Kamino abre Desfazer esta baixa? e explica o que vai acontecer:
"Esta ação recompõe o saldo e a situação do título. A baixa continua no histórico, marcada como desfeita. Informe o motivo."
O campo Motivo é obrigatório. Manter fecha sem mexer em nada.
Desfazer não apaga a baixa. Ela permanece no histórico marcada como desfeita, com o motivo junto. É o que explica, meses depois, por que aquele número mudou. O comprovante anexado também continua na baixa desfeita.
Desfazer a baixa ou arquivar a conta a receber
Desfazer a baixa e arquivar a conta resolvem problemas diferentes:
Desfazer baixa — desfaz o registro do recebimento. O valor volta para o saldo a receber, a conta sai de Recebido e volta a ser cobrável.
Arquivar — tira a conta a receber da listagem padrão, sem apagá-la. A situação financeira é preservada, e Desarquivar traz a conta de volta. Também pede motivo.
Use arquivar quando a cobrança deixou de existir (contrato desfeito, nota emitida errada). Use desfazer a baixa quando o registro do pagamento é que estava errado. Uma conta com baixa não se arquiva: desfaça a baixa antes.
Regras e limites da baixa de conta a receber
Todas as regras abaixo são da Kamino.
A data do recebimento não pode ser futura. O dia de hoje é aceito.
Juros, multa e desconto não podem ser negativos, e o desconto não passa de valor + juros + multa.
O valor da baixa não passa do saldo a receber. Valor menor que o saldo gera uma parcela nova com o resto.
Baixa conciliada não se desfaz. Desconcilie o movimento na Tesouraria antes.
A baixa não se edita. Corrigir é desfazer e registrar de novo.
Mensagens de erro da baixa, e o que fazer
A data não pode ser futura. — use a data em que o dinheiro entrou, hoje ou antes.
O desconto não pode exceder o valor recebido. — o desconto passou de valor + juros + multa. Reveja os encargos.
Selecione a conta de recebimento. — a conta é obrigatória, e o painel não confirma sem ela.
O valor do recebimento é maior que o saldo disponível de [saldo]. Informe um valor de até [saldo]. — reduza o valor da baixa até o saldo.
A conta garantia não recebe baixas. O saldo dela é o colateral de um limite de cartão — para movimentá-lo, use reforçar ou resgatar garantia, na tela do cartão. — escolha outra conta de recebimento.
A conta de cartão de crédito não recebe baixas. Ela é movimentada pela fatura do cartão. — escolha uma conta bancária.
Baixa conciliada. Desconcilie na Tesouraria antes de desfazer. — desfaça a conciliação do movimento e depois desfaça a baixa.
O título foi alterado por outra pessoa. Recarregue a página e tente de novo. — alguém mexeu na conta enquanto você registrava. Recarregue e registre de novo.
A baixa foi registrada, mas [N] comprovante(s) não subiram — a baixa valeu. Use Reenviar apenas os pendentes para mandar os arquivos que faltaram.
Informe valor e conta em todas as linhas para registrar. — na baixa em lote, preencha o valor e a conta de recebimento de cada linha.
Perguntas frequentes sobre a baixa de contas a receber
Como corrijo uma baixa que registrei errado?
Desfaça a baixa e registre de novo. No detalhe da conta, clique em Desfazer baixa na linha da parcela, escreva o motivo e confirme.
O cliente pagou só uma parte. Como registro?
Dê baixa pelo valor que entrou. A Kamino quita a parcela por esse valor e cria uma parcela nova com o resto, com a marca Parcela dividida. Sem boleto, ela fica no mesmo vencimento. Com boleto em aberto, você informa o Vencimento do saldo e escolhe se cobra o saldo agora.
Posso dar baixa com data futura?
Não. A data do recebimento é a do dinheiro que já entrou. Para registrar quando você espera receber, use a Previsão de recebimento no lançamento.
Por que o botão Desfazer baixa está desabilitado?
A baixa está conciliada com um movimento do extrato. Desconcilie na Tesouraria e depois desfaça a baixa.
Dá para anexar o comprovante do pagamento na baixa?
Sim. No painel Dar baixa, use Anexar comprovante. O arquivo fica vinculado àquela baixa.
Arquivar a conta apaga o recebimento?
Não dá para arquivar uma conta com baixa. Desfaça a baixa antes, se a conta não deveria existir.
Veja também
Criar uma conta a receber
Acompanhar a lista de contas a receber