Se você classifica toda conta da mesma empresa do mesmo jeito, ou arquiva sempre a mesma cobrança que já é paga em débito automático, uma automação faz isso por você a partir da próxima vez.

Você não precisa aprender a montar condições. Escreva em português o que quer, do jeito que diria a um colega, e a Kamino monta a regra para você conferir.

A tela mostra Regra “nome da regra” criada e ativa. e Cada ação dela fica registrada no item. A regra vale para os documentos que chegarem depois dela. Para aplicá-la ao que já está na fila, use Executar na lista de automações.

Para tirar o agente de uma regra, use Remover o agente.

As regras que valiam para e-mail passaram a valer também para as notas que chegam pela SEFAZ. Para uma regra tratar só o e-mail:

A tela mostra Regra “nome da regra” atualizada. A mudança vale para os documentos que chegarem depois.

As três automações iniciais chegam pausadas. Para usar uma delas uma vez, sem deixá-la ligada:

Para que ela não aja sobre o que chegar depois, clique em Pausar na linha dela.

Na Captura, clique em Automações e depois em Nova regra. O campo de texto é a primeira coisa da tela.

Escreva algo como:

Notas da Andrade por e-mail, preenche frete e logística e centro de custo comercial

Se preferir partir de um exemplo, clique no ? ao lado de Descreva com suas palavras. Cada exemplo mostra a frase que ele escreve, e um clique a coloca no campo para você ajustar.

Clique em Montar a regra. Em alguns segundos aparece a regra montada: quando ela vale, o que ela preenche e o que acontece com o item.

A automação da Captura também pode valer só para o que chega de um remetente. Escreva o endereço inteiro, como "notas de [email protected]", ou um trecho dele, como "e-mails que contêm andrade". O endereço inteiro vale só para aquele remetente; o trecho vale para todo endereço que o contém.

E ela pode preencher a competência. Escreva "competência do mês anterior", "do mês do vencimento" ou "do mês seguinte". A Kamino calcula o mês a partir do vencimento de cada conta, e a conferência já abre com a data preenchida.

A automação da Captura pode usar um modelo de Configurações → Alocação gerencial, se o seu grupo já tem algum. Escreva "use o modelo Operação da matriz", ou escolha em Modelo de alocação ao conferir a regra.

O modelo preenche só o que ele define. O que ele deixa em branco continua à vista na regra, e você pode preencher ali. Um modelo que define classificação e centro de custo, por exemplo, deixa unidade e projeto para a regra.

Na regra, Acrescentar o agente põe uma etapa de conferência antes do desfecho. Você marca o que ele preenche: classificação, descrição, centro de custo, unidade e projeto, competência. E marca o que ele confere: se é duplicado, se o valor foge do padrão do fornecedor, se os dados de pagamento batem com o cadastro, se vencimento e competência fazem sentido. Em Algo mais para ele olhar, escreva em português qualquer outra conferência.

Se algo não bater, o item fica na fila com o que o agente achou. Ele nunca aprova nem paga.

Com a conta da empresa conectada à SEFAZ, as notas fiscais de entrada chegam à Captura pelo canal SEFAZ, ao lado de e-mail e DDA. Na fila, a origem delas aparece como Conta conectada.

A condição Canal de chegada passou a oferecer SEFAZ. Antes, essas notas chegavam como e-mail. Por isso, toda regra que valia para e-mail passou a valer também para SEFAZ, e continua pegando as mesmas notas de antes. Se uma regra deve tratar só o que chega por e-mail, abra a regra e desmarque SEFAZ no canal.

Esta é a parte que vale o seu tempo. A automação da Captura vai rodar sozinha sobre os próximos documentos, então vale um minuto de leitura agora.

Repare em três coisas:

O que a Kamino deduziu. Quando você escreve "Andrade" e o cadastro tem "Distribuidora Andrade Ltda", o campo aparece marcado com deduzi — passe o mouse para ver de qual palavra ele veio. Confira esses primeiro: é onde um engano cabe.

O que ela perguntou. A Kamino pergunta em vez de escolher sozinha, uma pergunta de cada vez, e em dois casos. Quando o nome que você escreveu existe duas vezes no seu cadastro — a pessoa e a empresa dela, por exemplo —, ela mostra os dois. E quando o nome não está no cadastro, ela diz isso e oferece o que tem de parecido; se não houver nada perto, você pode criar o cadastro ou seguir sem aquela condição.

A regra continua à vista enquanto você responde, e Seguir sem isso deixa o resto dela de pé.

O que ela não entendeu. Se parte da frase não virou regra, o trecho aparece listado. Isso é diferente de não ter achado: um nome que ela reconheceu e não encontrou no cadastro vira pergunta, não erro. Nada é interpretado em silêncio — se você pediu algo que a regra não faz, você fica sabendo agora.

Clique em Conferir e ajustar para abrir a regra completa, onde você muda qualquer campo, e depois em Criar regra.

Quer reescrever a frase depois de já estar ajustando? A frase fica no topo da tela — clique em Editar frase e a regra é remontada. Se não gostar do resultado, Desfazer volta ao anterior.

Às vezes você nem precisa pedir. Quando a Kamino percebe que você tratou o mesmo fornecedor da mesma maneira várias vezes, ela oferece a regra pronta — com o motivo à vista:

Você tratou 22 cobranças da Sul Cargas desde março, e em 91% delas fez exatamente isto.

Você pode Ver a regra, para conferir e criar, ou Dispensar padrão (ela some e não volta para aquele fornecedor).

Ela não sugere qualquer coisa. Se você trata aquele fornecedor de formas diferentes, não há padrão a automatizar — há uma decisão que pede o seu julgamento —, e a Kamino não sugere nada. O mesmo vale para o que aconteceu poucas vezes: três é coincidência. A sugestão pede ao menos quatro repetições e ao menos 80% de tratamento igual.

Toda conta nova chega com três automações prontas, pausadas. Elas não fazem nada até você mandar — e é assim de propósito: ninguém as escreveu, e duas delas arquivam em massa.

Para usar uma delas, abra Automações e clique em Executar. A Kamino diz quantos itens ela pegaria antes de agir, e só depois disso oferece o botão que age.

Pode pausar, editar ou excluir qualquer uma, com Excluir regra. Excluir é definitivo: a regra inicial excluída não volta sozinha. Se a dúvida é passageira, pause em vez de excluir.

O boleto vem pelo DDA, a nota vem por e-mail, e os dois são o mesmo pagamento. A Kamino percebe isso sozinha e marca os dois lados — o que ela não fazia era resolver.

Agora uma automação da Captura pode resolver, dos dois jeitos:

Nenhuma das duas sai procurando parecidos: elas só agem sobre o par que a Kamino já apontou.

Todas são regras da Kamino.

Em Automações você vê todas as suas regras e o que cada uma faz, sem precisar abrir nenhuma.

Para parar uma automação da Captura, clique em Pausar: ela deixa de agir daqui em diante, e nada do que ela já fez muda.

No painel O que foi automatizado, aberto pelo botão O que automatizei da Captura, você vê cada ação que uma regra tomou, com o item afetado e a regra responsável nomeada. Se algo saiu diferente do esperado, é aqui que você acha a causa — e desfaz aquela ação específica, sem desligar a automação inteira.

Excluir uma regra não apaga esse histórico: as ações continuam listadas, com a regra nomeada.

Acontece, e a Kamino resolve de forma previsível: vence a regra mais específica, a que tem mais condições. Quando as duas são igualmente específicas, nenhuma age e o item fica na fila esperando você — é melhor decidir um item do que preencher cem errado.

Ao criar uma regra que disputa itens com outra, a tela mostra isso antes, para você não descobrir depois.

Não. O máximo que ela faz é criar a conta a pagar em aberto. Aprovar e pagar continuam com você.

Só se você mandar. A regra age sobre o que chega depois dela. Para aplicá-la ao que já está na fila, clique em Executar na lista de automações: a Kamino mostra quantos itens ela pegaria antes de agir.

Clique em O que automatizei, na Captura, ache a ação no painel O que foi automatizado e desfaça só ela. A automação continua ligada.

Não. Excluir regra é definitivo, e a regra inicial excluída não volta sozinha. Se a dúvida é passageira, pause em vez de excluir.

Vale a mais específica, a que tem mais condições. Se as duas forem igualmente específicas, nenhuma age e o item fica na fila para você decidir.

As notas da SEFAZ chegavam antes como e-mail, então a condição Canal de chegada passou a incluir SEFAZ nas regras de e-mail. Para tratar só o e-mail, abra a regra e desmarque SEFAZ.