Quando o mesmo pagamento aparece duas vezes na Captura, ou quando o boleto chega depois de você já ter lançado a conta à mão, não crie outra conta a pagar. A Captura tem duas saídas para isso: mesclar os dois itens da fila num só, ou vincular o item à conta a pagar que já existe. Nenhuma das duas cria conta nova, e as duas evitam pagar o mesmo fornecedor duas vezes.
Antes de começar a mesclar ou vincular na Captura
Quem pode mesclar e desfazer a mesclagem: quem tem a funcionalidade Captura de pagamentos — Fila, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista. Sem ela, as ações aparecem com cadeado.
Quem pode vincular a uma conta a pagar: quem tem, além da Captura de pagamentos — Fila, a funcionalidade Contas a pagar — Escrita, porque vincular anexa um documento à conta. Os mesmos quatro papéis padrão têm as duas. Sem a segunda, a Kamino recusa com Você não tem permissão para vincular este item.
O que ter em mãos: o código da conta a pagar, o fornecedor ou o valor, para achar a conta ou a outra captura na busca.
Onde: na plataforma web, em Pagar › Captura.
Mesclar ou vincular: qual usar na Captura
Mesclar junta dois itens da fila da Captura que são o mesmo pagamento. É o caso do boleto que chegou pelo DDA e também por e-mail, ou do fornecedor que mandou a mesma cobrança duas vezes. Um item fica na fila com os documentos dos dois, e o outro sai.
Vincular liga um item da Captura a uma conta a pagar que já existe. É o caso da conta que você lançou à mão antes de o boleto chegar. O documento vira anexo da conta, e o item sai da fila.
Criar lançamento é para o pagamento novo. Se a conta já existe, criar lançamento faz a mesma conta nascer duas vezes.
Como mesclar dois itens duplicados na Captura
O item de onde você começa a mesclagem é o que fica na fila. O outro sai, marcado como Mesclada.
No menu lateral, abra Pagar › Captura.
Na linha do item que deve ficar, clique em Mais ações (os três pontos no fim da linha) e escolha Mesclar com outra captura…. Com o item aberto, o mesmo comando é o ícone Mesclar com outra captura, no rodapé da conferência.
Abre a folha Mesclar com outra captura. Na lista Capturas na fila, à esquerda, procure o outro item. A busca aceita código, beneficiário ou descrição. O que a Kamino já reconheceu como par vem no topo, com o selo Sugerida.
Clique no item. À direita, a comparação mostra Beneficiário, Valor, Vencimento, Empresa e Documento dos dois lados, e quantos campos coincidem.
Confira a comparação. Se aparecer Os valores não coincidem, abra os documentos antes de seguir: valores diferentes costumam ser pagamentos diferentes.
Clique em Mesclar com e o nome do outro item, no rodapé da folha.
A Kamino confirma: Itens mesclados. As chegadas e os documentos dos dois vivem agora num item só. Na fila, a linha que ficou mostra as chegadas que ela reúne.
Mesclar pelo atalho da possível duplicidade
Quando a Kamino aponta uma Possível duplicidade, o menu da linha já traz Mesclar com e o nome do par, e a conferência do item mostra o par na seção Correspondência. Um clique nesse atalho mescla na hora, sem abrir a folha de comparação.
O que acontece com os dois itens depois de mesclar na Captura
O item que ficou passa a carregar os documentos e as chegadas dos dois.
Os campos que só o outro item tinha, como valor, vencimento ou beneficiário, completam o item que ficou. O que uma pessoa já tinha preenchido à mão não é trocado.
Quando os dois afirmam coisas diferentes sobre o mesmo campo, a Kamino não escolhe um lado em silêncio: o item que ficou mostra um aviso de divergência com os dois valores. O aviso fica em Verificações da leitura.
O outro item sai da fila com a situação Mesclada e a frase Mesclada com o item que ficou.
Nenhuma conta a pagar é criada. Para virar conta, o item que ficou segue o caminho normal: Criar lançamento ou Vincular a uma conta a pagar….
Como desfazer uma mesclagem na Captura
A mesclagem pode ser desfeita enquanto o item que ficou ainda está na fila.
Em Pagar › Captura, clique no item que ficou, para abrir a conferência.
Abra a seção Como chegou. Ela diz quantas capturas foram mescladas no item, como 1 captura foi mesclada neste item.
Na linha da captura que não devia ter entrado, clique em Desfazer mesclagem.
Os dois itens voltam para a fila, cada um com os próprios documentos, e a Kamino confirma Mesclagem desfeita. Se o item reuniu mais de uma captura, cada uma tem o próprio Desfazer mesclagem, e desfazer uma não mexe nas outras.
Como vincular um item da Captura a uma conta a pagar que já existe
No menu lateral, abra Pagar › Captura.
Na linha do item, clique em Mais ações e escolha Vincular a uma conta a pagar…. Com o item aberto, o mesmo comando é o ícone Vincular a uma conta a pagar, no rodapé da conferência.
Abre a folha Vincular a uma conta a pagar. A lista à esquerda, Em aberto no Contas a pagar, já vem:
só com as contas da empresa do item, com a caixa Só e o nome da empresa marcada;
sem as contas pagas;
com a conta mais provável no topo. A que a Kamino sugeriu tem o selo Sugerida.
Se a conta não aparecer, busque pelo código da conta, pelo fornecedor ou pela descrição. A busca também acha a conta pelo CPF ou CNPJ do fornecedor, pelo número da nota, pelo nome do lote e por quem está no rateio. Para ver outras empresas do grupo, desmarque a caixa da empresa. Para ver contas já pagas, marque Mostrar pagas: elas aparecem com o selo Paga e também podem ser vinculadas.
Clique na conta e confira a comparação à direita.
Clique em Vincular a e o código da conta, no rodapé da folha.
A Kamino confirma Documento anexado a e o código da conta. Logo depois vem Nenhuma conta nova foi criada. O item sai da fila com a situação Vinculada e a frase Vinculada a e o código da conta.
Vincular pelo atalho da conta sugerida
Quando a Kamino reconhece a conta a pagar que já existe, a linha ganha o atalho Vincular a e o código da conta, e a conferência mostra a conta na seção Correspondência. O atalho abre a mesma folha de vínculo, já com a conta escolhida, para você conferir antes de confirmar.
Vincular um boleto do DDA que está diferente da conta a pagar
O banco cobra o que registrou no boleto. Por isso, ao vincular um boleto que chegou pelo DDA, a Kamino compara o boleto com a conta em cinco campos: Vencimento, Valor, Linha digitável, Forma de pagamento e Fornecedor.
Só o vencimento é diferente: abre a pergunta Trocar o vencimento da conta…?, com as duas datas. Escolha Trocar e vincular para a conta passar a vencer na data do boleto, Vincular sem trocar para manter a data da conta, ou Não vincular.
Mais de um campo é diferente: abre a pergunta A conta … e o boleto estão diferentes, com uma linha por campo, o valor da Conta e o do Boleto. Marque o que trazer do boleto e clique em Vincular, ou use Usar todos e vincular. O que ficar desmarcado continua como está na conta. Não vincular não muda nada.
O que você trouxe do boleto entra no histórico da conta. O valor do boleto vira o valor líquido da conta, porque é o que sai do caixa: a retenção continua a mesma, e o bruto passa a ser o boleto mais a retenção. Quando o banco avisou que o boleto mudou depois de chegar, a comparação usa o valor e o vencimento que o banco informou por último.
O boleto que chegou por e-mail não é comparado: o vínculo anexa o documento e a conta fica como está.
Regras e limites de mesclar e vincular na Captura
Mesclar só junta itens da mesma empresa. Itens de empresas diferentes são obrigações diferentes na contabilidade. Quando um dos dois ainda não tem empresa, a mesclagem é aceita. É uma regra da Kamino.
O item que já reuniu outras chegadas não pode ser levado para dentro de um terceiro. Abra o item que já reúne as chegadas e mescle os outros nele: um item pode reunir quantas chegadas forem precisas. É uma regra da Kamino.
Só itens que ainda estão na fila participam. Item lançado, arquivado, mesclado ou vinculado não pode ser mesclado nem vinculado.
Uma conta a pagar carrega um item da Captura, no máximo. Se a conta já tem um documento da Captura, o vínculo é recusado.
O boleto do DDA de outra empresa não vincula, nem o boleto que o banco avisou como cancelado, quando a conta está em aberto. Nenhuma escolha na pergunta muda isso. A conta já paga aceita o boleto cancelado, porque anexar não manda pagar nada.
Na conta paga em parte, só o vencimento é comparado. Na conta já paga, nada é comparado: o vínculo só anexa o documento.
Conta com envio ao banco em andamento não troca valor, vencimento nem linha digitável pelo vínculo. Vincular sem trocar nada continua aceito. Espere o desfecho do envio para trazer os campos do boleto.
A folha de mesclar procura entre os itens abertos da fila, até 100 de uma vez. Os filtros da fila não alteram essa lista. Se o item que você procura não aparece, comece a mesclagem pelo outro item.
Por que a mesclagem ou o vínculo foi recusado na Captura, e o que fazer
Um item não pode ser mesclado nele mesmo. Escolha outra captura. — escolha o outro item, o que repete este.
Estes dois itens são de empresas diferentes e não podem virar um só. Confirme cada um na empresa dele. — os itens não são o mesmo pagamento para a contabilidade. Trate cada um separadamente.
Este item já reuniu outras chegadas e não pode ser mesclado em um terceiro. Mescle as chegadas todas no mesmo item. — abra o item que já reuniu as chegadas e comece a mesclagem por ele.
O item escolhido como destino já foi resolvido e não pode absorver outro. Escolha uma captura que ainda esteja na fila. — o item que devia ficar já foi lançado, arquivado, mesclado ou vinculado.
Este item já foi resolvido — lançado, arquivado, mesclado ou vinculado. Recarregar não muda isso; abra o item para ver qual foi o desfecho. — outra pessoa já decidiu o item. Abra-o para ver o que aconteceu.
O item mudou depois de aparecer nesta tela. Recarregue a fila para ver o estado atual e refaça a ação. — alguém mexeu no item enquanto você olhava. Recarregue e decida de novo.
Essa conta a pagar já tem outra captura vinculada. Abra a conta para ver qual documento ela carrega. — confira se é a conta certa. Se for, o documento já está nela.
O boleto foi emitido para a empresa … e a conta a pagar é da empresa …. Vincule a uma conta da mesma empresa. — procure a conta da empresa que o banco registrou como pagadora. Desmarque o filtro da empresa na folha para ver as outras empresas do grupo.
O banco avisou que este boleto foi cancelado. Ele não pode ser vinculado a uma conta em aberto. — confirme com o fornecedor se há um boleto novo antes de pagar.
Esta conta tem um envio ao banco em andamento (…). Aguarde o desfecho do envio antes de alterar os dados do pagamento. — vincule sem trazer valor, vencimento nem linha do boleto, ou espere o envio terminar.
O fornecedor escolhido não tem o CPF/CNPJ do boleto. Recarregue a conta e tente de novo. — recarregue a fila e repita o vínculo.
Não foi possível usar o fornecedor do boleto — o cadastro de fornecedores não respondeu. Tente de novo, ou vincule mantendo o fornecedor da conta.
Esta mesclagem é antiga e não guardou como o item estava antes, então ela não pode ser desfeita. — mesclagens antigas não têm volta. Trate o item que ficou como ele está.
O item que recebeu esta chegada já saiu da fila e carrega os documentos dos dois. Resolva ele primeiro — cancele o lançamento, desvincule ou desarquive — e tente de novo. — o item que ficou já virou conta, foi vinculado ou foi arquivado. Desfaça esse desfecho antes de desfazer a mesclagem.
Este item não está mesclado — ou a mesclagem já foi desfeita. Recarregue a fila para ver como ele está agora. — alguém já desfez a mesclagem. Recarregue a fila.
O que confunde ao mesclar e vincular na Captura
O item que fica é o de onde você começou. A Kamino não escolhe um item principal. Abra o menu ou a conferência do item que deve continuar na fila e mescle o outro nele.
A Kamino junta sozinha o boleto e a nota do mesmo e-mail. Às vezes um e-mail traz o boleto e a nota do mesmo pagamento, com o mesmo valor e o mesmo vencimento. A leitura então mescla os dois: o boleto fica, com a nota anexada. Essa mesclagem automática também se desfaz pelo Desfazer mesclagem. Dois boletos no mesmo e-mail continuam como dois itens, porque são dois pagamentos.
Vincular não muda a conta a pagar, com uma exceção. Valor, vencimento e fornecedor da conta ficam como estão, e os valores lidos ficam no item. A exceção é o boleto do DDA, em que você escolhe campo a campo o que trazer do boleto.
Mesclar não lança e vincular não paga. Mesclar deixa um item na fila esperando decisão. Vincular anexa o documento à conta, e a conta segue o caminho dela até o envio ao banco.
"Não são o mesmo pagamento" e "Já vi, manter os dois" não mesclam nada. Na seção Correspondência, os dois botões respondem à suspeita de duplicidade. O primeiro tira o aviso dos dois itens. O segundo tira o aviso só do item aberto, e o outro continua mostrando o par.
Para o que cada coluna e cada situação da fila significam, veja "A Captura: como as contas chegam até você".
Perguntas frequentes sobre mesclar e vincular na Captura
O mesmo boleto apareceu duas vezes na Captura. Lanço os dois?
Não. Abra o item que deve ficar e use Mesclar com outra captura… para juntar os dois. Lançar os dois cria duas contas para o mesmo pagamento.
Já lancei a conta à mão e o boleto chegou depois na Captura. O que faço?
Use Vincular a uma conta a pagar… no item. O boleto vira anexo da conta que você lançou, e nenhuma conta nova é criada.
Mesclei errado na Captura. Dá para desfazer?
Dá, enquanto o item que ficou ainda está na fila. Abra o item, vá em Como chegou e clique em Desfazer mesclagem. Os dois itens voltam para a fila com os próprios documentos.
Vinculei o documento à conta errada. Como desfaço o vínculo?
A Captura não oferece desfazer o vínculo, e o item vinculado não volta para a fila: para a Kamino, o vínculo é uma decisão tomada. O documento, porém, virou anexo da conta a pagar, e você pode levá-lo para a conta certa:
Abra a conta errada em Pagar › Contas a pagar e baixe o documento em Anexos, na seção Dados complementares.
Abra a conta certa, clique em Editar, anexe o arquivo em Anexos › Escolha um arquivo e clique em Salvar edição.
A conta errada continua com o documento em Anexos: a Kamino não oferece remover um anexo já salvo de uma conta a pagar, nem no detalhe nem em Editar.
Se o vínculo preencheu a linha digitável ou o método de pagamento da conta errada, confira esses campos com Editar.
Por que a conta que eu procuro não aparece na lista de vínculo?
A lista abre só com a empresa do item e sem as contas pagas. Desmarque a caixa da empresa, marque Mostrar pagas ou busque pelo código da conta, pelo fornecedor ou pelo CNPJ.
Por que o botão de vincular está apagado na Captura?
O item já tem desfecho. Pare o mouse sobre o botão: a frase diz Este item já está vinculado à conta e o código, ou Item em estado terminal não pode ser vinculado.