Um modelo de e-mail guarda o texto que a sua empresa manda ao cliente para cobrar: o assunto, a mensagem, quem recebe e o que vai anexado. Você escreve uma vez, e o envio da cobrança e os lembretes das réguas partem dele, em vez de redigir o e-mail do zero.
Antes de escrever um modelo de e-mail
Quem pode ver os modelos: quem tem a funcionalidade Modelos de e-mail — Leitura, em Papéis e permissões. Ela vem com quem já tem Contas a receber — Escrita: entre os papéis padrão, Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista.
Quem pode criar, editar, duplicar, definir o padrão, arquivar e restaurar: quem tem Modelos de e-mail — Escrita, que vem com Administrador da Organização, Administrador e Gestor.
O que ter em mãos: o texto da cobrança e, se quiser o logo no e-mail, o logo cadastrado em cada empresa do grupo.
Onde: na plataforma web, em Configurações › Cobrança, aba Modelos de e-mail, no nível do grupo de empresas. O modelo vale para todas as empresas do grupo.
Sem a permissão de criar, o botão Novo modelo aparece inerte e avisa ao passar o mouse ou ao focar com o teclado: Permissão necessária: Criar modelo de e-mail - Fale com um administrador. Se a aba Modelos de e-mail nem aparece, falta a permissão de ver os modelos.
Onde ficam os modelos de e-mail de cobrança
Os modelos ficam em Configurações › Cobrança, no bloco Modelos e automações. A seção Cobrança tem três abas: Modelos de cobrança, Réguas de comunicação e Modelos de e-mail.
A lista mostra, em cada linha, o nome do modelo, o Assunto, Enviar para e Usado em. Ela abre nos modelos ativos. Use a busca pelo nome ou pelo assunto e os filtros Situação e Documentos para recortar.
Como criar um modelo de e-mail
Abra Configurações › Cobrança e clique na aba Modelos de e-mail.
Clique em Novo modelo, ou tecle C. Abre o painel Novo modelo de e-mail, com o formulário à esquerda e a Prévia à direita, que mostra o e-mail como o cliente vai ler.
Preencha o Nome do modelo. É por ele que você escolhe o modelo depois.
Escreva o Assunto, a linha que o cliente vê na caixa de entrada.
Escreva o Texto do e-mail. Para pôr dados que mudam a cada cobrança, use Inserir variável.
Em Enviar para, escolha quem recebe.
Se quiser, preencha Sempre em cópia e marque o que vai em Documentos.
Clique em Criar modelo.
A tela confirma com Modelo criado e diz que o modelo já pode ser usado num envio ou numa régua. Os campos obrigatórios são o nome, o assunto e o texto.
Como usar variáveis no e-mail de cobrança
Uma variável é um dado que a Kamino preenche em cada envio, com os valores da parcela cobrada.
No Assunto ou no Texto do e-mail, clique em Inserir variável.
Escolha a variável. Ela entra como uma ficha no texto, e a Prévia mostra um exemplo no lugar dela.
As variáveis do menu são: Nome do cliente, Empresa que cobra, CNPJ da empresa que cobra, Logo da empresa (só no texto), CPF ou CNPJ do cliente, Valor da parcela, Valor original, sem encargos, Vencimento da parcela, Dias até o vencimento, Dias de atraso, Número do título, Parcela, Descrição do título e Competência.
Os dados de pagamento não são variável: a Kamino os põe num bloco próprio, abaixo do texto (veja "O que o cliente recebe no e-mail de cobrança").
Como pôr o logo da empresa no e-mail de cobrança
No Texto do e-mail, clique em Inserir variável e escolha Logo da empresa.
Confira na Prévia: ali aparece um logo de exemplo.
Salve o modelo.
Em cada envio, a ficha vira o logo cadastrado na empresa da conta a receber. A empresa sem logo cadastrado manda o e-mail sem ele. Cadastre o logo em Configurações › Cadastros › Empresas. O logo vai só no texto, nunca no assunto.
Como pôr uma imagem no e-mail de cobrança
No Texto do e-mail, clique no botão Inserir imagem da barra.
Escolha um PNG, JPG ou GIF de até 500 KB.
A imagem entra numa linha própria do texto. Salve o modelo.
O e-mail leva até 10 imagens.
Como escolher quem recebe o e-mail de cobrança
Em Enviar para, escolha uma regra. A Kamino envia para os contatos do cadastro do cliente, nunca para um endereço digitado no modelo:
Contatos marcados para receber cobrança — os e-mails marcados no cadastro do cliente para receber cobrança. Ligue Usar o e-mail principal como reserva para mandar ao e-mail principal quando o cliente não tiver contato marcado.
E-mail principal do cliente — um e-mail só, o principal do cadastro.
Todos os e-mails do cliente — inclui quem não cuida de pagamento.
Em Sempre em cópia, escreva endereços da sua própria empresa que recebem uma cópia de todo envio. Digite @ para buscar uma pessoa do cadastro.
Como mandar o boleto anexado no e-mail de cobrança
No campo Documentos, marque Boleto.
Se quiser, marque também Anexos marcados: os anexos da conta a receber marcados para ir na cobrança.
Salve o modelo.
Sem nada marcado, o campo diz Somente o link, e o e-mail sai sem anexo.
Como editar um modelo de e-mail
Na linha do modelo, clique no lápis (Editar).
Altere os campos no painel Editar modelo de e-mail.
Clique em Salvar alterações.
A tela confirma com Modelo atualizado e diz que o modelo vale para os próximos usos. Os lembretes das réguas que nasceram deste modelo não mudam: cada um é uma cópia. Para mudar o texto que a régua manda, edite o lembrete dentro da régua (veja "Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança").
Como duplicar um modelo de e-mail
Na linha do modelo, abra Mais ações › Duplicar modelo.
O painel abre uma cópia já preenchida, com o nome terminando em "(cópia)". Ajuste o que mudar.
Clique em Criar modelo. Nada é salvo antes disso.
Como definir o modelo de e-mail padrão
Na linha do modelo, abra Mais ações › Definir como padrão.
A tela confirma com “nome” é o modelo padrão. O padrão leva o selo Padrão, aparece primeiro na lista e vem primeiro ao enviar um e-mail e ao criar um lembrete de régua. O grupo tem um padrão só: marcar outro tira o selo do anterior. Um modelo arquivado não pode ser o padrão: restaure-o antes.
Como arquivar e restaurar um modelo de e-mail
Na linha do modelo, abra Mais ações › Arquivar.
Se o modelo é o padrão, escolha no diálogo Quem passa a ser o modelo padrão.
Clique em Arquivar modelo.
O modelo arquivado sai da escolha em Enviar agora e ao criar um lembrete. Ele não é apagado: continua na lista, no filtro Situação › Arquivado. Para trazê-lo de volta, abra Mais ações › Restaurar. O que já foi enviado com ele não muda, e os lembretes que nasceram dele continuam nas réguas.
O que o cliente recebe no e-mail de cobrança
O assunto e o texto do modelo, com as variáveis preenchidas pelos dados da parcela.
Um bloco que a Kamino monta com os dados reais da cobrança, abaixo do texto: valor, vencimento, a linha digitável e o Pix copia e cola (ou os dados da conta, na transferência) e quem cobra, com o CNPJ.
Os anexos marcados em Documentos.
O rodapé, que diz que a cobrança foi enviada pela sua empresa, intermediada pela Kamino.
A Prévia mostra o remetente [email protected]. O e-mail não leva botão nem link de pagamento.
Coluna Usado em: os lembretes que saíram do modelo de e-mail
A coluna Usado em conta quantos lembretes das réguas de comunicação foram criados a partir do modelo e ainda estão numa régua, arquivada ou não. Um lembrete removido da régua sai da conta. O lembrete é uma cópia, então a coluna só diz de onde o texto veio: editar o modelo não muda os lembretes que ela conta.
Regras e limites dos modelos de e-mail
Todas as regras abaixo são da Kamino.
Nome, assunto e texto são obrigatórios. O nome é único no grupo, sem diferenciar maiúsculas, e um modelo arquivado continua com o nome reservado.
As variáveis vêm de uma lista fechada. Uma variável digitada à mão com nome errado chegaria ao cliente como texto cru, então o modelo não salva com ela.
O logo da empresa vai só no texto, nunca no assunto.
Imagens: PNG, JPG ou GIF, até 500 KB cada e até 10 por e-mail.
Anexos: até 2 MB por arquivo. Acima de cerca de 6,5 MB no total, o e-mail sai sem nenhum anexo.
O remetente é o da Kamino. Não há, na plataforma, configuração de remetente próprio da sua empresa.
Um modelo padrão por grupo de empresas.
Cada grupo de empresas tem os próprios modelos.
Mensagens de erro dos modelos de e-mail, e o que fazer
A variável {{prazo}} não existe. Use uma da lista de variáveis. — troque a variável digitada por uma do menu Inserir variável.
A variável {{link_cobranca}} ainda não tem de onde vir, então o cliente a receberia vazia. Tire-a do texto para salvar. — tire a variável do texto. O menu Inserir variável não a oferece; um texto escrito antes com ela continua abrindo, mas só salva sem ela.
O logo da empresa é uma imagem e vai só no texto. Tire-o do assunto para salvar. — tire o logo do assunto e ponha-o no texto.
Já existe um modelo com este nome neste grupo, talvez entre os arquivados. — escolha outro nome, ou procure o modelo no filtro Situação › Arquivado.
Outra pessoa alterou este modelo — alguém salvou o mesmo modelo enquanto você o editava. Feche o painel e abra de novo para ver a versão atual; salvar por cima apagaria a alteração da outra pessoa.
Imagem grande demais — a imagem passa de 500 KB. Reduza a imagem antes de inserir.
Formato de imagem não aceito — escolha um PNG, JPG ou GIF.
Limite de imagens atingido — o e-mail já tem 10 imagens. Remova uma antes de inserir outra.
O que confunde nos modelos de e-mail
Editei o modelo e a régua continua mandando o texto antigo. O lembrete da régua é uma cópia do modelo. Edite o lembrete dentro da régua.
"Somente o link" não manda link. O rótulo quer dizer que o e-mail sai sem anexo. Os dados de pagamento vão no próprio e-mail, e ele não leva botão nem link de pagamento.
Marquei Nota fiscal e a nota não foi anexada. A nota fiscal ainda não vai anexada ao e-mail. Na trilha da cobrança, o envio diz Sem anexo · a nota chega depois.
O modelo de outro grupo não aparece. Cada grupo de empresas tem os próprios modelos de e-mail. Troque de grupo no topo da tela para ver os dele.
O modelo sumiu da lista. A lista abre nos modelos ativos. Marque Arquivado no filtro Situação para ver os arquivados.
Perguntas frequentes sobre modelos de e-mail de cobrança
Como mudo o texto do e-mail de cobrança?
Depende de onde o e-mail sai. No envio à mão, pelo Cobrar, o texto vem do modelo de e-mail escolhido: edite o modelo. Nos lembretes automáticos, o texto é o do lembrete: edite o lembrete dentro da régua, em Réguas de comunicação.
Posso trocar o remetente do e-mail de cobrança?
Não. O e-mail sai do endereço da Kamino, em nome da sua empresa: o rodapé diz que a cobrança foi enviada pela sua empresa, intermediada pela Kamino. A plataforma não tem configuração de remetente próprio.
Se eu editar o modelo, os lembretes das réguas mudam?
Não. O lembrete da régua é uma cópia do modelo. Editar o modelo vale para os próximos usos dele, e o lembrete continua como estava.
Como mando o boleto anexado no e-mail?
Em Documentos, marque Boleto. Sem nada marcado, o e-mail sai sem anexo.
A nota fiscal vai junto com o boleto?
Ainda não. Marcar Nota fiscal em Documentos não anexa a nota: o e-mail sai com o resto, e a trilha diz que a nota chega depois.
O cliente não tem contato marcado para cobrança. Ele recebe o e-mail?
Depende da opção em Enviar para. Com os contatos marcados para cobrança, o cliente só recebe se Usar o e-mail principal como reserva estiver ligado. Sem a reserva, o lembrete não sai, e a conta a receber passa a pedir atenção. Com E-mail principal do cliente ou Todos os e-mails do cliente, não é preciso ter contato marcado.
Por que o e-mail saiu sem o logo da minha empresa?
A empresa da conta a receber não tem logo cadastrado. Cadastre o logo em Configurações › Cadastros › Empresas.
Veja também
Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança
Como enviar a cobrança ao cliente por e-mail
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