Uma régua de comunicação é a sequência de e-mails que a Kamino manda sozinha ao cliente para cobrar: o aviso na emissão da cobrança e os lembretes antes, no dia e depois do vencimento. Você monta a régua uma vez, e cada cobrança que a segue recebe os lembretes sem ninguém precisar lembrar de mandar cada e-mail.
Antes de montar uma régua de comunicação
Quem pode ver as réguas: quem tem a funcionalidade Réguas de comunicação — Leitura, em Papéis e permissões. Ela vem com quem já tem Contas a receber — Escrita: entre os papéis padrão, Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista. O Analista vê as réguas para escolher a de uma cobrança.
Quem pode criar, editar, duplicar, definir a padrão, arquivar e restaurar: quem tem Réguas de comunicação — Escrita, que vem com Administrador da Organização, Administrador e Gestor.
O que ter em mãos: o texto de cada lembrete. Se a sua empresa já tem modelos de e-mail, cada lembrete pode começar de um deles.
Onde: na plataforma web, em Configurações › Cobrança, aba Réguas de comunicação, no nível do grupo de empresas. A régua vale para todas as empresas do grupo.
Sem a permissão de criar, o botão Nova régua aparece inerte e avisa ao passar o mouse ou ao focar com o teclado: Permissão necessária: Criar régua de comunicação - Fale com um administrador. Se a aba Réguas de comunicação nem aparece, falta a permissão de ver as réguas.
Onde ficam as réguas de comunicação
As réguas ficam em Configurações › Cobrança, no bloco Modelos e automações. A seção Cobrança tem três abas: Modelos de cobrança, Réguas de comunicação e Modelos de e-mail.
A lista de réguas mostra, em cada linha, o nome da régua, os Lembretes em escala (por exemplo, Emissão · D-3 · D+5), quantas Cobranças em aberto seguem a régua, a data da última alteração e a Situação. A lista abre nas réguas ativas. Use a busca pelo nome e o filtro Situação para ver as arquivadas.
Como criar uma régua de comunicação
Abra Configurações › Cobrança e clique na aba Réguas de comunicação.
Clique em Nova régua, ou tecle C. Abre o painel Nova régua de comunicação, com a Sequência à esquerda e o item escolhido à direita.
Em Nome e regras, preencha o Nome da régua (obrigatório) e, se quiser, Quando usar: a frase que aparece sob o nome na hora de escolher a régua de uma cobrança.
Clique em Adicionar lembrete. Escolha um modelo de e-mail da lista Começar de um modelo, ou Escrever do zero.
Em Quando disparar, escolha o momento: Na emissão da cobrança, Antes do vencimento, No dia do vencimento ou Após o vencimento. Antes e após o vencimento pedem também os Dias.
Em Conteúdo do e-mail, confira o assunto, o texto, Enviar para e Documentos. São os mesmos campos de um modelo de e-mail.
Repita os passos 4 a 6 para cada lembrete.
Clique em Criar régua.
A tela confirma com Régua criada e diz que a régua já pode ser escolhida ao criar uma conta a receber. Uma régua nova nunca nasce como a padrão do grupo.
Como repetir um lembrete da régua até o cliente pagar
No painel da régua, clique no lembrete na Sequência. Ele precisa ser No dia do vencimento ou Após o vencimento.
Ligue Repetir este lembrete.
Em A cada, escreva de quantos em quantos dias ele volta a sair.
Em Até, escolha Um dia da régua e escreva o Dia, ou Uma quantidade e escreva as Vezes.
Confira a frase de baixo, que mostra o efeito. Exemplo: Sai D+10, depois a cada 5 dias até D+30: 5 envios ao todo.
Clique em Salvar alterações (ou Criar régua, numa régua nova).
O lembrete repetido para de sair quando a cobrança é paga ou cancelada, como qualquer lembrete.
Como mudar o texto do e-mail que a régua manda
O texto que o cliente recebe é o do lembrete, dentro da régua. Mudar o modelo de e-mail de onde o lembrete saiu não muda o lembrete.
Em Configurações › Cobrança › Réguas de comunicação, clique no lápis (Editar) da régua.
Na Sequência, clique no lembrete.
Em Conteúdo do e-mail, altere o assunto, o texto, Enviar para ou Documentos.
Clique em Salvar alterações.
Antes de salvar, o painel diz quantas cobranças em aberto seguem a régua. A alteração vale para todas elas, inclusive as que já estão em andamento. A tela confirma com Régua atualizada.
Como duplicar uma régua de comunicação
Na linha da régua, abra Mais ações › Duplicar régua.
O painel abre uma cópia já preenchida, com o nome terminando em "(cópia)", e os lembretes copiados com as imagens. Ajuste o que mudar.
Clique em Criar régua. Nada é salvo antes disso.
Como definir a régua padrão do grupo
Na linha da régua, abra Mais ações › Definir como padrão.
A tela confirma com “nome” é a régua padrão. A régua padrão vem pré-selecionada ao ligar a cobrança de uma conta a receber sem modelo de cobrança. O grupo tem uma padrão só: marcar outra tira o selo da anterior. Uma régua arquivada não pode ser a padrão: restaure-a antes.
Como arquivar e restaurar uma régua de comunicação
Na linha da régua, abra Mais ações › Arquivar.
O diálogo Arquivar régua? diz quantas cobranças em aberto deixam de receber os lembretes e quantos modelos de cobrança ativos usam a régua.
Se a régua é a padrão, escolha em Quem passa a ser a régua padrão.
Clique em Arquivar régua.
A régua arquivada sai das escolhas de uso novo, e as cobranças que a seguem param de receber os lembretes. Ela não é apagada: continua na lista, no filtro Situação › Arquivada. Para trazê-la de volta, abra Mais ações › Restaurar. Restaurada, ela volta sem ser a padrão, e as cobranças voltam a receber os lembretes dali em diante, sem reenviar o que deixou de sair.
Os modelos de cobrança que usam a régua arquivada deixam de poder ser aplicados numa conta a receber até alguém trocar a régua deles, em Modelos de cobrança. Se não houver outra régua ativa, ou se o seu perfil não puder editar réguas, o diálogo avisa que o grupo vai ficar sem régua padrão.
Como escolher a régua de uma conta a receber
A régua chega à conta a receber quando a cobrança é ligada, na seção Cobrança do formulário:
Com um modelo de cobrança: a régua é a do modelo escolhido no campo Cobrança.
Configurando à mão: em Cobrança › Outros › Configurar à mão, o campo Régua oferece as réguas ativas do grupo, com a padrão já escolhida, e Sem régua, que não manda lembrete nenhum.
Veja "Criar uma conta a receber" e "Modelos de cobrança: salvar como você cobra".
Como trocar a régua de uma cobrança já emitida
Abra Receber › Contas a receber e clique na conta.
Em Vencimentos, na área da cobrança da parcela, abra a linha Envios.
No campo Régua, clique no lápis (Trocar régua). Se a cobrança está sem régua, clique em Aplicar régua.
Escolha a régua. O diálogo mostra, em Como fica nesta parcela, cada lembrete com a data em que ele sai, contada do vencimento.
Se a régua nova tem um lembrete para hoje, ou um que ficou para trás, responda se ele deve sair: Enviar hoje (ou Enviar agora) ou Não enviar hoje (ou Não enviar).
Clique em Trocar régua (ou Aplicar régua).
A troca vale só para esta cobrança e não altera a régua cadastrada em Configurações. Lembretes com data no passado não são enviados. Quando nenhum lembrete da régua nova cai hoje, o diálogo oferece só o mais recente dos que ficaram para trás, e ele sai se você escolher Enviar agora. Trocar a régua pede Contas a receber — Definir os lembretes e a permissão de ver as réguas. Para trocar a régua de várias contas de uma vez, use Editar na seleção da lista de contas a receber, campo Régua de lembretes.
Quando os lembretes da régua saem
A execução diária começa às 08:00, no horário de Brasília, todos os dias.
O aviso na emissão sai quando a cobrança fica pronta para envio: na criação, no Pix, na transferência e no dinheiro; no boleto, quando o banco devolve a linha digitável. Ele sai uma vez por cobrança. Quando ele sai:
Conta a receber nova com cobrança: sai.
Cobrança do saldo de uma baixa parcial: sai.
Boleto emitido de novo depois de uma falha, boleto renegociado, ou cobrança ligada de novo depois de cancelada: sai só quando a régua não tem nenhum lembrete datado (antes, no dia ou depois do vencimento) que caia depois de hoje. Com um lembrete pela frente, é ele que leva o boleto novo ao cliente.
Cobrança ligada editando uma conta que já existia, sem cobrança anterior: não sai.
Boleto emitido de novo depois de desfazer a baixa: não sai; os lembretes datados seguem valendo.
No dia em que o aviso de emissão sai, os outros lembretes daquela cobrança ficam calados. O cliente recebe um e-mail só. Na trilha, o lembrete calado aparece como Coberto pelo aviso da emissão no mesmo dia.
Cobrança criada depois das 08:00 recebe na hora os lembretes que caem naquele dia.
O lembrete que cai em fim de semana ou feriado sai no próximo dia útil, pelo calendário bancário nacional.
Vencimento prorrogado: as datas passam a contar do vencimento novo, e os lembretes dele saem, mesmo os que já tinham saído para o vencimento antigo.
Cada parcela recebe o próprio e-mail. Dez parcelas do mesmo cliente no mesmo dia são dez e-mails.
O mesmo lembrete da mesma parcela nunca sai duas vezes no mesmo dia.
Um lembrete que não saiu no dia não sai depois. Ele fica registrado na trilha da cobrança com o motivo.
Quando a régua não manda lembrete
A cobrança foi paga ou cancelada, ou o banco já avisou o pagamento.
Os lembretes da cobrança estão pausados. Veja "Como pausar e retomar os lembretes de cobrança".
A régua foi arquivada.
O cliente não tem e-mail para a regra do lembrete. Com Contatos marcados para receber cobrança e sem a reserva no e-mail principal, o cliente sem contato marcado não recebe.
A cobrança está sem régua. O lembrete só sai quando você envia à mão.
Para ver o que saiu, o que não saiu e por quê, veja "O cliente diz que não recebeu a cobrança: como ver o que a régua enviou".
Regras e limites das réguas de comunicação
Todas as regras abaixo são da Kamino.
Toda régua precisa de ao menos um lembrete, e todo lembrete precisa de assunto e texto.
Antes e após o vencimento pedem ao menos 1 dia. Na emissão e no dia do vencimento não levam dia.
Só um lembrete do vencimento em diante pode repetir. Os da emissão e de antes do vencimento saem uma vez.
Uma repetição vai até 60 envios. O limite precisa passar do primeiro envio: um dia depois, ou ao menos 2 envios.
Dois lembretes no mesmo dia não impedem salvar: o painel avisa Outro lembrete cai no mesmo dia, e o cliente recebe os dois e-mails.
O nome da régua tem até 200 caracteres e é único no grupo, sem diferenciar maiúsculas. Uma régua arquivada continua com o nome reservado. Quando usar tem até 500 caracteres.
Imagens: PNG, JPG ou GIF, até 500 KB cada e até 10 por lembrete. Um salvar envia até 11 imagens novas.
Uma régua padrão por grupo de empresas.
A régua não é excluída, só arquivada.
Mensagens de erro das réguas de comunicação, e o que fazer
Já existe uma régua com este nome neste grupo, talvez entre as arquivadas. — escolha outro nome, ou procure a régua no filtro Situação › Arquivada.
Todo lembrete precisa de assunto e texto. — salvar leva você ao primeiro lembrete marcado Incompleto. Preencha o assunto e o texto.
A régua precisa de ao menos um lembrete. — clique em Adicionar lembrete.
Esta repetição passaria de 60 envios, e a régua não seria salva. Aumente o intervalo ou antecipe o limite. — aumente o intervalo em A cada ou antecipe o limite em Até.
O limite da repetição precisa passar do primeiro envio, ou somar ao menos 2 envios. — escolha em Até um dia depois do primeiro envio, ou ao menos 2 vezes.
Só um lembrete do vencimento em diante pode repetir. — desligue a repetição, ou mude o momento para No dia do vencimento ou Após o vencimento.
A variável {{link_cobranca}} ainda não tem de onde vir, então o cliente a receberia vazia. Tire-a do texto para salvar. — tire a variável do texto. Um lembrete escrito antes com ela continua abrindo, mas só salva sem ela.
O texto cita uma variável que não existe. Use uma da lista de variáveis. — troque a variável digitada à mão por uma do menu Inserir variável.
Outra pessoa alterou esta régua — alguém salvou a mesma régua enquanto você a editava. Feche o painel e abra de novo para ver a versão atual.
Salve a régua antes de inserir mais imagens — um salvar leva até 11 imagens novas. Salve a régua e continue.
Uma imagem não pôde ser usada. Escolha um PNG, JPG ou GIF de até 500 KB. — reduza a imagem ou troque o formato.
O que confunde nas réguas de comunicação
Mudei o modelo de e-mail e a régua continua mandando o texto antigo. O lembrete é uma cópia do modelo de onde saiu. Mude o texto no lembrete, dentro da régua.
Mudei a régua e as cobranças em andamento mudaram junto. É o esperado: a cobrança segue a régua como ela está hoje. Para mudar uma cobrança só, troque a régua dela no detalhe da conta a receber.
"Na emissão da cobrança" e "No dia do vencimento" são lembretes diferentes. O primeiro avisa que a cobrança existe, quando ela é emitida. O segundo lembra que ela vence hoje, na execução das 08:00.
A régua sumiu da lista. A lista abre nas réguas ativas. Marque Arquivada no filtro Situação.
Um lembrete diz "Tipos de contato do sistema anterior". A régua veio do sistema anterior e envia como lá: para os tipos de contato que aparecem abaixo, em Envia para. Se você trocar o destinatário para outra opção, o lembrete passa a seguir a opção nova.
Uma régua tem o selo "Criada com a conta". Ela já veio configurada quando a conta foi criada: aviso na emissão, 3 dias antes e 5 dias depois do vencimento. Edite como qualquer outra.
Perguntas frequentes sobre réguas de comunicação
A régua não mandou o e-mail ao cliente. Por quê?
Abra a conta a receber e confira a linha Envios da cobrança: o lembrete que não saiu aparece em Enviados com o motivo, como Não saiu · Cliente sem e-mail de cobrança ou Não saiu · Lembretes pausados. Veja "O cliente diz que não recebeu a cobrança: como ver o que a régua enviou".
Que horas os lembretes da régua saem?
A execução diária começa às 08:00, no horário de Brasília. O aviso na emissão sai quando a cobrança fica pronta para envio, a qualquer hora.
Criei a cobrança depois das 08:00. O lembrete do dia sai?
Sai, na hora. Se no mesmo dia sai também o aviso na emissão, o cliente recebe só o aviso.
Se eu mudar a régua, as cobranças que já estão rodando mudam também?
Mudam. A alteração vale para todas as cobranças que seguem a régua, inclusive as em andamento. O painel diz quantas são antes de você salvar.
O cliente pagou. A régua continua mandando cobrança?
Não. Paga a cobrança, ou avisado o pagamento pelo banco, nenhum lembrete sai.
Posso usar uma régua diferente para boleto e para Pix?
Pode. A régua fica no modelo de cobrança: crie um modelo para cada forma de cobrar, cada um com a sua régua.
Posso excluir uma régua?
Não. A régua só é arquivada: ela sai das escolhas e continua na lista, no filtro Situação › Arquivada.
Quantas vezes um lembrete pode se repetir?
Até 60 envios por repetição. Só lembretes do vencimento em diante podem repetir.
Arquivei a régua. O que acontece com as cobranças que a seguiam?
Elas param de receber os lembretes. Ao restaurar a régua, os lembretes voltam dali em diante, sem reenviar o que deixou de sair.
Por que o botão Nova régua está cinza?
O seu perfil pode ver as réguas, mas não criar. Criar e editar réguas pede Réguas de comunicação — Escrita, que vem com Administrador da Organização, Administrador e Gestor.
Veja também
Modelos de e-mail: escrever uma vez o texto da cobrança
Modelos de cobrança: salvar como você cobra
Como pausar e retomar os lembretes de cobrança
O cliente diz que não recebeu a cobrança: como ver o que a régua enviou