Um modelo de cobrança guarda como uma empresa cobra: o método, a conta que recebe, a régua de lembretes, os encargos do boleto e as observações de TED e dinheiro. Você monta o modelo uma vez e o escolhe em cada conta a receber, em vez de repetir a configuração a cada cobrança. O modelo é de uma empresa só: a dona da conta que recebe.
Antes de criar um modelo de cobrança
Quem pode ver e escolher os modelos: quem tem a funcionalidade Modelos de cobrança — Leitura, em Papéis e permissões. Ela vem com quem já tem Contas a receber — Escrita: entre os papéis padrão, Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista.
Quem pode criar, duplicar, editar, definir os padrões, arquivar e restaurar: quem tem Modelos de cobrança — Escrita, que vem com Administrador da Organização, Administrador e Gestor. O Analista aplica os modelos prontos, mas não os altera.
Quem pode excluir: quem tem Modelos de cobrança — Exclusão, que vem só com Administrador da Organização e Administrador.
O que ter em mãos: a conta de recebimento da empresa já cadastrada e, se o modelo for mandar lembretes, uma régua de comunicação ativa.
Onde: na plataforma web, em Configurações › Cobrança, aba Modelos de cobrança.
As permissões valem por empresa. Sem a de criar, o botão Novo modelo de cobrança aparece inerte e avisa ao passar o mouse ou ao focar com o teclado: Permissão necessária: Criar modelo de cobrança - Fale com um administrador.
Onde ficam os modelos de cobrança
Os modelos ficam em Configurações › Cobrança, no tema Modelos e automações, no nível Grupo de empresas. A seção Cobrança tem três abas: Modelos de cobrança, Réguas de comunicação e Modelos de e-mail.
A lista de modelos de cobrança mostra os modelos de todas as empresas do grupo que você alcança, agrupados pela empresa, com o padrão de cada uma no começo do bloco. Ela abre nos modelos ativos. Use a busca pelo nome e os filtros Empresa, Método e Situação para recortar.
Como criar um modelo de cobrança
Abra Configurações › Cobrança e clique na aba Modelos de cobrança.
Clique em Novo modelo de cobrança, ou tecle C. Abre o painel Novo modelo de cobrança.
Escolha a Empresa. A lista mostra só as empresas em que o seu papel pode criar modelos.
Escolha a Conta de recebimento. A lista mostra as contas da empresa escolhida. A conta decide os métodos: a conta caixa recebe só em dinheiro, e a conta bancária recebe por boleto, Pix ou TED. Conta que não recebe cobrança aparece marcada Não recebe cobrança.
Deixe o Nome em branco para usar a sugestão que o painel monta pelas condições (por exemplo, Desconto de 3% até 5 dias antes · Boleto Itaú), ou escreva o seu.
Escolha o Método de cobrança:
em A Kamino cobra, o Boleto, que a Kamino emite e registra no banco, e o Pix, que manda ao cliente o Pix copia e cola com o valor. No Pix, informe a chave que recebe: na Conta Kamino, escolha uma das chaves cadastradas na conta; em conta de outro banco, informe o tipo e a chave. A conta a receber criada pelo modelo já vem com essa chave, e você pode trocá-la ali;
em Registro manual, o TED e o Dinheiro. A cobrança acontece por fora, e a Kamino registra o recebimento.
Escolha a Régua de comunicação. Um modelo novo vem com a régua padrão do grupo. Sem régua (não envia lembrete) não manda lembrete nenhum.
No boleto, preencha se quiser os Encargos por atraso (Multa e Juros ao mês) e o Desconto por antecipação (o percentual e Até quantos dias antes do vencimento ele vale).
No TED e no dinheiro, escreva as Observações. Elas vão no e-mail de cobrança, abaixo do valor e do vencimento; no dinheiro, são elas que dizem ao cliente onde e como pagar.
Confira a frase do bloco No lançamento, que resume o efeito do modelo, e clique em Criar modelo de cobrança.
A tela confirma com Modelo criado, e o modelo já pode ser escolhido numa conta a receber da empresa. Os campos obrigatórios são Empresa, Conta de recebimento, Nome (ou a sugestão) e Método de cobrança.
Como usar um modelo de cobrança numa conta a receber
Abra Receber › Contas a receber e clique em Novo recebimento.
Em Dados básicos, no campo Cobrança, escolha o modelo. Os modelos da empresa aparecem por uso: o preferencial primeiro, depois os mais usados nos últimos 90 dias. Em Outros ficam os demais modelos e Configurar à mão.
Ajuste o que precisar nesta conta e salve.
O modelo copia as condições para a conta. Mudar uma delas ali muda só aquela conta, e o modelo continua como está. O artigo "Criar uma conta a receber" descreve o campo Cobrança inteiro.
Como salvar uma cobrança feita à mão como modelo
No formulário da conta a receber, no campo Cobrança, escolha Outros › Configurar à mão e preencha o método, a conta, a régua e os encargos.
Ligue Salvar como modelo e preencha o Nome do modelo.
Salve a conta a receber. O modelo nasce junto, e a tela confirma: O modelo de cobrança “nome” foi criado.
Salvar como modelo sempre cria um modelo novo. Os modelos que já existem continuam como estão.
Como editar um modelo de cobrança
Em Configurações › Cobrança › Modelos de cobrança, clique no lápis (Editar modelo) da linha.
Altere os campos no painel Editar modelo de cobrança.
Clique em Salvar alterações.
A tela confirma com Modelo atualizado. A alteração vale para as próximas cobranças: as que já saíram seguem como foram emitidas.
Como duplicar um modelo de cobrança
Na linha do modelo, abra Mais ações › Duplicar modelo.
O painel abre uma cópia já preenchida, com o nome terminando em "(cópia)". Ajuste o que mudar.
Clique em Criar modelo de cobrança. Nada é salvo antes disso.
Como definir o modelo padrão da empresa ou do grupo
Na linha do modelo, abra Mais ações.
Clique em Definir como padrão da empresa ou em Definir como padrão do grupo.
O padrão da empresa vem pré-selecionado ao ligar a cobrança de uma conta a receber daquela empresa, e a lista o marca com o selo Padrão da empresa. O padrão do grupo leva o selo Padrão e vem pré-selecionado nas contas da empresa dele quando ela não tem padrão próprio. Cada empresa tem um padrão só, e o grupo tem um só: marcar um novo tira o papel do anterior. Mexer no padrão do grupo exige a permissão no grupo inteiro, e não só na empresa do modelo.
Como arquivar e restaurar um modelo de cobrança
Na linha do modelo, abra Mais ações › Arquivar.
No diálogo Arquivar modelo de cobrança?, se o modelo é padrão, escolha em Quem passa a ser o modelo padrão. O padrão da empresa só passa para outro modelo ativo da mesma empresa. Sem candidato, o diálogo avisa que a empresa fica sem modelo padrão até você definir outro.
Clique em Arquivar modelo.
O modelo arquivado sai das escolhas da conta a receber, mas continua na lista, no filtro Situação › Arquivado. Para trazê-lo de volta, abra Mais ações › Restaurar. Ele volta ativo, sem papel de padrão.
Como excluir um modelo de cobrança
Na linha do modelo, abra Mais ações › Excluir.
No diálogo Excluir modelo de cobrança?, clique em Excluir modelo.
Excluir não pode ser desfeito. As cobranças criadas pelo modelo continuam com as condições com que saíram. Para só tirar o modelo de uso, arquive em vez de excluir.
Regras e limites dos modelos de cobrança
Todas estas regras são da Kamino.
O modelo é de uma empresa, a dona da conta de recebimento. A conta escolhida precisa ser da empresa do modelo.
O nome não repete na mesma empresa, nem com maiúsculas diferentes, e o modelo arquivado continua com o nome reservado. O nome tem até 200 caracteres.
Encargos e desconto valem só no boleto. Multa e juros aceitam percentuais de 0 a 100, e o desconto de 0,01 a 99,99, sempre com até duas casas decimais. O desconto pede o percentual e os dias juntos, de 1 a 999 dias antes do vencimento.
Observações valem só no TED e no dinheiro, com até 1.000 caracteres.
A régua precisa estar ativa para entrar no modelo. Se ela for arquivada depois, o modelo não pode ser aplicado numa conta a receber até alguém trocar a régua dele.
Editar, arquivar ou excluir o modelo não muda nenhuma cobrança já criada. Só as próximas usam a versão nova.
Trocar a empresa de um modelo que é o padrão da empresa de origem tira dele esse papel. O primeiro modelo ativo da empresa de origem passa a ser o padrão dela.
Mensagens de erro ao salvar um modelo de cobrança, e o que fazer
A conta escolhida não admite Boleto, então o método foi desmarcado. Escolha outro. — você trocou para uma conta que não aceita o método escolhido antes. Escolha outro método.
Já existe um modelo com este nome nesta empresa. — mude o nome. Se não achar o outro modelo, procure no filtro Situação › Arquivado.
Juros, multa e desconto valem só para o boleto. — tire os encargos ou troque o método para boleto.
Observações valem só para TED e dinheiro. — tire as observações ou troque o método.
O valor está fora da faixa aceita. — use um percentual de 0 a 100 na multa e nos juros, e de 0,01 a 99,99 no desconto.
Use no máximo duas casas decimais. — arredonde o percentual.
Informe o desconto e até quantos dias antes ele vale. — preencha os dois campos do desconto, ou nenhum.
Use no máximo 1.000 caracteres nas observações. — encurte o texto.
A régua escolhida está arquivada ou não é deste grupo. — escolha outra régua, ou restaure a régua em Réguas de comunicação.
A conta escolhida é de outra empresa. — escolha uma conta da empresa do modelo.
O modelo mudou desde que você o abriu — outra pessoa salvou o mesmo modelo enquanto você editava. Feche o painel e abra de novo para ver a versão atual.
Não foi possível carregar as réguas do grupo. Tente de novo, ou escolha Sem régua para salvar. — clique em Tentar de novo.
O que confunde nos modelos de cobrança
A régua aparece com o selo Arquivada. A régua do modelo foi arquivada depois que ele foi criado. Enquanto ela não for trocada, o modelo não pode ser aplicado numa conta a receber.
A cópia veio com outra régua. A régua do modelo de origem está arquivada, e régua arquivada não vale para uso novo. A cópia vem com a régua padrão do grupo, ou sem régua quando o grupo não tem padrão, e o painel avisa embaixo do campo.
O modelo sumiu da lista. A lista abre nos modelos ativos. Marque Arquivado no filtro Situação para ver os arquivados.
O botão Novo modelo de cobrança está cinza. O seu papel pode ver os modelos, mas não criar. O motivo aparece ao passar o mouse ou ao focar o botão com o teclado.
Não vejo a aba Modelos de cobrança. A aba só aparece para quem pode listar os modelos. Ter acesso a outra aba da seção Cobrança não libera esta.
Mudei o modelo e a cobrança que já saiu não mudou. É o esperado: o modelo copia as condições quando a conta é cobrada. Para trocar a régua de uma cobrança que já existe, use o detalhe da conta a receber.
Perguntas frequentes sobre modelos de cobrança
Qual a diferença entre o modelo de cobrança, a régua e o modelo de e-mail?
O modelo de cobrança diz como cobrar: método, conta, régua e encargos. A régua de comunicação diz quando mandar lembretes. O modelo de e-mail diz o texto que o cliente lê. Veja "Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança" e "Modelos de e-mail: escrever uma vez o texto da cobrança".
Se eu editar um modelo, as cobranças antigas mudam?
Não. A alteração vale para as próximas cobranças. As que já saíram seguem como foram emitidas.
Por que o Analista não consegue criar modelo de cobrança?
Entre os papéis padrão, criar e editar modelos vem com Administrador da Organização, Administrador e Gestor. O Analista escolhe os modelos prontos na conta a receber. Quem administra a sua empresa na Kamino pode conceder Modelos de cobrança — Escrita a outro papel.
Posso guardar a chave Pix no modelo?
Sim. O modelo de Pix guarda a chave que recebe: na Conta Kamino, uma das chaves cadastradas na conta; em conta de outro banco, o tipo e a chave. A conta a receber criada pelo modelo já vem com essa chave, e você pode trocá-la ali.
Como faço um modelo vir já escolhido na conta a receber?
Defina-o como padrão da empresa, em Mais ações › Definir como padrão da empresa. Ele vem pré-selecionado ao ligar a cobrança de uma conta a receber daquela empresa.
Veja também
Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança
Modelos de e-mail: escrever uma vez o texto da cobrança
Criar uma conta a receber
Como pausar e retomar os lembretes de cobrança