Quando você cobra o cliente por WhatsApp, telefone ou pessoalmente, registre esse envio na conta a receber. Ele entra na trilha da cobrança como envio já feito. Registrar não dispara e-mail e não muda a régua de lembretes.
Antes de começar a registrar uma cobrança enviada por fora
Quem pode registrar: quem tem a funcionalidade Contas a receber — Enviar cobrança, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista.
Quem pode pausar e reativar a régua: quem tem a funcionalidade Contas a receber — Definir os lembretes. Sem ela, Pausar régua fica desabilitado, mesmo para quem registra o envio. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista.
Quando a opção aparece: na conta a receber com cobrança ativa, ainda não recebida e não arquivada. Num boleto, a opção aparece depois que o boleto tem a linha digitável.
Onde: na plataforma web.
Passo a passo para registrar uma cobrança enviada por fora
No menu lateral, abra Receber › Contas a receber e clique na conta.
Em Vencimentos, na parcela que você cobrou, clique no ⋯ (Mais ações da cobrança), ao lado de Enviar agora.
Escolha Registrar envio por fora.
Na janela Registrar envio por fora, preencha:
Canal: WhatsApp, Telefone, Presencial ou Outro canal;
Data do envio: o dia em que você cobrou. Vem preenchida com hoje e não aceita data futura;
Para quem (opcional): o telefone, o nome de quem recebeu ou outra forma de identificar o contato.
Clique em Registrar envio.
A tela mostra Envio registrado na trilha. O envio aparece em Envios › Enviados, com o canal, a data e quem registrou, e no Histórico da conta como Envio registrado.
O que muda e o que não muda ao registrar uma cobrança enviada por fora
Nenhum e-mail sai. O registro só anota o envio que você fez.
A régua de lembretes continua igual. Os lembretes seguem as datas da régua, contadas a partir do vencimento. Um lembrete pode sair no mesmo dia do envio que você registrou. Para segurar os lembretes, pause a régua desta cobrança (veja abaixo).
A situação da conta não muda. Ela continua em aberto até o recebimento.
Os contadores são diferentes. O resumo N enviados, na linha Envios, conta só os e-mails. A coluna Lembretes, na lista de contas a receber, soma também os envios registrados por fora.
Pausar e reativar os lembretes de uma cobrança
Pausar e reativar pedem a funcionalidade Contas a receber — Definir os lembretes.
Na área da cobrança da parcela, clique em Pausar régua. A pausa vale na hora, sem confirmação.
A área mostra o aviso Régua pausada: nenhum lembrete sai desta cobrança até você reativar. Se houver boleto, ele continua pagável.
Para voltar, clique em Reativar régua no aviso. Se havia um lembrete para hoje, a janela Reativar a régua? pergunta se ele sai agora (Enviar hoje) ou não (Não enviar hoje).
Os lembretes dos dias da pausa não saem depois. Pausar vale só para esta cobrança: as outras contas que usam a mesma régua continuam recebendo lembretes. Para pausar várias de uma vez, veja "Acompanhar a lista de contas a receber".
Regras e limites do registro de cobrança enviada por fora
Data: de hoje para trás. Data futura é recusada.
Para quem: até 200 caracteres.
Não dá para editar nem apagar um registro. Confira canal e data antes de clicar em Registrar envio.
Mensagens ao registrar uma cobrança enviada por fora, e o que fazer
A data do envio não pode ser depois de hoje. — escolha a data em que você cobrou.
Escolha um canal da lista. — escolha WhatsApp, Telefone, Presencial ou Outro canal.
O contato passa de 200 caracteres. Encurte o texto. — resuma o campo Para quem.
Este envio já foi registrado com outros dados. Confira a trilha. — o registro já existe; confira em Envios.
A cobrança está ocupada. Tente de novo. — outra ação está em andamento na cobrança. Tente de novo em instantes.
Já recebido, Título arquivado ou Cobrança cancelada — a conta mudou de situação e não aceita mais o registro.
Aguardando o banco devolver a linha digitável — o boleto ainda está sendo registrado no banco. Tente depois que a linha digitável aparecer.
Perguntas frequentes sobre cobrança enviada por fora
Registrar o envio manda a cobrança para o cliente?
Não. O registro só anota que você cobrou por outro canal. Para mandar o e-mail de cobrança pela Kamino, use Enviar agora.
Registrei com a data errada. Como corrijo?
Não dá para editar nem apagar o registro. Registre um novo envio com a data certa: a trilha mostra os dois.
Registrar o envio por fora pausa os lembretes?
Não. Para segurar os lembretes desta cobrança, clique em Pausar régua.