Você pausa os lembretes de cobrança quando o cliente pede prazo ou está negociando e não deve receber os e-mails que a régua de comunicação manda sozinha. A pausa vale para a cobrança de uma conta a receber: você pausa uma conta pelo detalhe dela, ou várias de uma vez pela lista, por exemplo todas as contas de um cliente. Pausar não cancela a cobrança: o boleto e o Pix continuam pagáveis.
Antes de pausar os lembretes de cobrança
Quem pode pausar e retomar: quem tem a funcionalidade Contas a receber — Definir os lembretes, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista. O Colaborador não pausa. A permissão vale por empresa. Sem ela, o botão aparece inerte e avisa: Permissão necessária: Definir os lembretes - Fale com um administrador.
O que a conta precisa ter: uma cobrança vigente (emitida, ainda não paga nem cancelada) com uma régua de comunicação. Cobrança sem régua não manda lembrete sozinha, então não tem o que pausar.
Onde: na plataforma web, em Receber › Contas a receber.
Como pausar os lembretes de uma conta a receber
No menu lateral, abra Receber › Contas a receber.
Clique na conta a receber. O detalhe da conta abre.
Na seção Vencimentos, a parcela com cobrança mostra a área da cobrança, com o método e a conta. Se a linha da parcela estiver fechada, clique nela para abrir.
Ao lado de Enviar agora, clique em Pausar régua. A pausa é imediata, sem diálogo de confirmação.
A tela confirma com Régua pausada e Nenhum lembrete é enviado até você reativar. A área da cobrança passa a mostrar o aviso âmbar Régua pausada, com o botão Reativar régua. O aviso diz Nenhum lembrete sai desta cobrança até você reativar a régua. Na lista, a coluna Lembretes da conta passa a dizer Pausada.
Como retomar os lembretes de uma conta a receber
Abra a conta a receber em Receber › Contas a receber.
Na área da cobrança, no aviso Régua pausada, clique em Reativar régua.
Se a régua tinha um lembrete marcado para hoje, abre o diálogo Reativar a régua?, com a pergunta Enviar o lembrete de hoje?. Escolha:
Enviar hoje: o lembrete de hoje volta a valer e sai ainda hoje. Antes das 8h, ele sai às 8h, com os outros. Se o envio já esperava uma nova tentativa, ou um boleto sem linha digitável, ele continua esperando.
Não enviar hoje: a régua volta a valer a partir do próximo lembrete, e o de hoje não é enviado.
Clique em Reativar régua. Voltar fecha o diálogo sem reativar.
Sem lembrete para hoje, a reativação é imediata, sem diálogo. A tela confirma com Régua reativada e Os lembretes voltam a seguir a régua.
Como pausar os lembretes de várias contas ou de um cliente
Não existe pausa no cadastro do cliente. Para segurar os lembretes de um cliente, pause todas as contas dele de uma vez pela lista de contas a receber.
Abra Receber › Contas a receber.
Recorte a lista pelo cliente: em Filtros, seção Pagador e valores, escolha o Pagador. Para pegar só as contas que ainda mandam lembrete, marque também Lembretes › Cobrando, na seção Cobrança.
Confira se a lista está em Parcelas › Separadas. Na lente Agrupadas, o bloco do parcelamento não entra na ação em lote.
Marque as caixas das contas, até 100 por vez.
Na barra de seleção, abra Mais e, no grupo Cobrança, clique em Pausar lembretes.
O diálogo Pausar os lembretes de N contas? diz quantas contas entram e por que as outras ficam de fora. Clique em Pausar lembretes.
A tela confirma com Lembretes pausados e quantas cobranças param de disparar lembrete. Se alguma conta ficou de fora, a mesma mensagem diz quantas e o motivo.
Como retomar os lembretes de várias contas ou de um cliente
Em Receber › Contas a receber, filtre pelo Pagador e por Lembretes › Pausada.
Marque as contas, até 100 por vez, com a lista em Parcelas › Separadas.
Na barra de seleção, abra Mais › Reativar lembretes.
O diálogo Reativar os lembretes de N contas? confere primeiro se alguma conta tem lembrete para hoje (Conferindo os lembretes de hoje…). Se tiver, ele pergunta Enviar o lembrete de hoje? uma vez só, e a escolha vale para todas as contas da seleção.
Clique em Reativar lembretes.
A tela confirma com Lembretes reativados e quantas cobranças voltam a disparar lembrete pela régua em vigor.
O que acontece enquanto os lembretes de cobrança estão pausados
Nenhum lembrete da régua sai para aquela cobrança, até alguém reativar. A pausa não expira sozinha.
O documento não muda. O boleto e o Pix continuam pagáveis, e a cobrança segue vigente.
O lembrete que caiu durante a pausa fica registrado como não enviado. Na área da cobrança, abra a linha Envios: ele aparece em Enviados com Não saiu · Lembretes pausados. Os Programados dizem A régua está pausada. Reative para voltar a programar os envios.
O envio à mão continua liberado. Enviar agora e Cobrar mandam o e-mail na hora, e a pausa continua.
O histórico guarda quem pausou. A seção Histórico do detalhe registra Lembretes pausados e Lembretes reativados, com o nome de quem fez.
Regras e limites da pausa dos lembretes de cobrança
Todas estas regras são da Kamino.
A pausa é da cobrança, não da régua nem do cliente. A mesma régua continua mandando lembretes para as outras cobranças que a seguem. A régua cadastrada em Configurações não muda.
Só a cobrança vigente com régua pode ser pausada. Cobrança paga, cancelada ou com falha no registro do documento não pausa.
Retomar não manda os lembretes atrasados. Os lembretes dos dias da pausa não saem depois. A régua volta a correr de hoje em diante.
O lembrete de hoje pede uma decisão. Ao reativar, se há um lembrete marcado para o dia que ainda não saiu, você escolhe Enviar hoje ou Não enviar hoje. No lote, a escolha vale para todas as contas.
Até 100 contas por vez na pausa e na reativação em lote. Acima disso, o item do menu fica inerte e avisa: Selecione até 100 contas para esta ação.
Cada conta é decidida sozinha no lote. As que podem mudar mudam; as outras ficam de fora com o motivo, e nada do que já mudou é desfeito.
Conta nova nasce com os lembretes correndo. A pausa não passa para as contas que você lançar depois para o mesmo cliente, nem para uma cobrança nova da mesma parcela, como a de uma renegociação. Pause de novo.
Por que uma conta ficou de fora da pausa em lote
O diálogo de pausa ou de reativação em lote nomeia cada conta que não entra, com o motivo:
Sem cobrança para lembrar — a conta não tem cobrança emitida, ou o registro do documento falhou. Emita a cobrança antes.
Sem régua — a cobrança não tem régua, então nada sai sozinho. O lembrete só sai quando você envia.
Régua encerrada — todos os lembretes da régua já saíram, ou a régua foi arquivada. A linha diz Todos os disparos já saíram; envie à mão pelo Cobrar.
Cobrança encerrada — a cobrança foi paga ou cancelada.
Lembretes já pausados — a conta já estava pausada. Nada a fazer.
Lembretes já estão correndo — na reativação, a conta não estava pausada. Nada a fazer.
Se nenhuma conta da seleção puder mudar, o diálogo diz Nenhuma conta elegível na seleção.
Mensagens de erro ao pausar ou retomar os lembretes de cobrança, e o que fazer
Não foi possível concluir a ação, com Não foi possível: lembretes já pausados. — outra pessoa pausou a mesma cobrança antes de você. A tela recarrega a cobrança com a situação atual.
Não foi possível: lembretes já estão correndo. — outra pessoa reativou a cobrança antes de você.
Não foi possível: cobrança recebida. ou cobrança cancelada. — a cobrança terminou e não manda mais lembrete.
Não foi possível: sem permissão. — o seu papel não tem Contas a receber — Definir os lembretes na empresa da conta. Peça a quem administra a sua empresa na Kamino.
Nenhuma cobrança foi pausada ou Nenhuma cobrança foi reativada — todas as contas mudaram entre a abertura do diálogo e a confirmação. A mensagem diz os motivos; recarregue a lista e confira a coluna Lembretes.
Não foi possível concluir a ação, no diálogo do lote — a resposta não chegou, e parte das contas pode já ter mudado. Clique em Tentar novamente: ele refaz só o que faltou.
Não foi possível conferir os lembretes de hoje — a reativação espera saber se pergunta pelo lembrete de hoje. Clique em Tentar de novo.
Não foi possível carregar a pausa e os próximos lembretes. — a área da cobrança não carregou os Programados. Clique em Tentar de novo.
O que confunde ao pausar os lembretes de cobrança
"Pausar régua" pausa só esta cobrança. O nome do botão fala em régua, mas a régua continua valendo para as outras contas. Para mudar a régua em si, veja "Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança".
Pausar não é cancelar. O cliente continua podendo pagar o boleto ou o Pix.
Enviar à mão não reativa. Ao cobrar pela lista, em Mais › Cobrar, uma seleção com conta pausada, a folha avisa: Este e-mail sai agora, e nada volta a sair sozinho depois: enviar à mão não reativa a régua. No detalhe, Enviar agora também não reativa, mesmo sem o aviso.
O botão Pausar régua não aparece. Ele só existe na cobrança vigente, com régua e sem pausa. Se a cobrança já está pausada, quem aparece é o aviso Régua pausada, com Reativar régua.
Pausada e Encerrada são coisas diferentes na coluna Lembretes. Pausada é uma escolha de alguém e volta com a reativação. Encerrada quer dizer que a régua já mandou tudo, foi arquivada, ou que a cobrança terminou.
O texto do lembrete vem do modelo de e-mail. Pausar não mexe no texto. Para mudar o que o cliente lê, veja "Modelos de e-mail: escrever uma vez o texto da cobrança".
Perguntas frequentes sobre pausar os lembretes de cobrança
O cliente pediu para parar de receber cobrança enquanto negocia. O que eu faço?
Pause os lembretes das contas dele. Na lista de contas a receber, filtre pelo Pagador, marque as contas e use Mais › Pausar lembretes. Quando a negociação terminar, reative do mesmo jeito, com Mais › Reativar lembretes.
Pausei os lembretes. O cliente ainda consegue pagar o boleto?
Consegue. Pausar não muda o documento: o boleto e o Pix continuam pagáveis, e a cobrança segue vigente.
Quando eu reativar, o cliente recebe os lembretes que ficaram para trás?
Não. Os lembretes dos dias da pausa não saem. Só o de hoje, se houver, pede a sua decisão: Enviar hoje ou Não enviar hoje.
Posso mandar uma cobrança para um cliente com os lembretes pausados?
Pode. Enviar agora e Cobrar continuam funcionando numa conta pausada. O e-mail sai, e a pausa continua.
Como sei quem pausou os lembretes de uma conta?
No detalhe da conta, a seção Histórico registra Lembretes pausados com o nome de quem pausou.
Pausei os lembretes de um cliente, e uma conta nova dele recebeu lembrete. Por quê?
A pausa vale para as cobranças que você pausou. A conta lançada depois nasce com os lembretes correndo. Pause também a conta nova.
Os lembretes voltam sozinhos depois de um tempo?
Não. A pausa fica até alguém clicar em Reativar régua, no detalhe, ou em Reativar lembretes, na lista.
Veja também
Réguas de comunicação: montar os lembretes da cobrança
Modelos de e-mail: escrever uma vez o texto da cobrança
Acompanhar a lista de contas a receber
O cliente diz que não recebeu a cobrança: como ver o que a régua enviou