Quando a leitura de um boleto ou de uma nota não termina, o documento não some: ele fica na fila da Captura, com o arquivo original guardado. A Kamino tenta ler de novo sozinha. Enquanto isso, ou se a leitura não ceder, você tem três saídas: informar a senha do arquivo, completar os campos à mão e criar o lançamento, ou arquivar o item com um motivo.
Antes de começar a tratar um documento que a Captura não leu
Quem pode ver, informar a senha e arquivar: quem tem a funcionalidade Captura de pagamentos — Fila, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista.
Quem pode completar à mão e criar o lançamento: quem tem também a funcionalidade Contas a pagar — Escrita. Os mesmos quatro papéis padrão a têm.
O que ter em mãos: o documento aberto, ou a senha que o fornecedor mandou para abri-lo.
Onde: na plataforma web, em Pagar › Captura.
Como encontrar os documentos com leitura não concluída na Captura
No menu lateral, abra Pagar › Captura.
Na barra de filtros, clique em Situação. A fila abre com as situações que ainda esperam decisão já marcadas.
Deixe marcadas só Leitura não concluída e Arquivo protegido. Para ver também o que ainda está sendo lido, marque Lendo….
Para ter esse recorte sempre à mão, salve-o como visão.
O que cada situação de leitura significa na Captura
Lendo… — o documento acabou de chegar e a leitura ainda não terminou. Espere: valor e vencimento aparecem quando ela termina.
Leitura não concluída — a leitura parou sem preencher os campos. Quando a leitura automática estava fora do ar, a Kamino tenta de novo assim que ela volta, mesmo horas depois. Nos outros casos em que reler pode dar certo, as novas tentativas acontecem nos primeiros minutos; depois disso, o item espera você.
Arquivo protegido — o documento tem senha, e a Kamino não conseguiu abri-lo com os CNPJ das empresas do grupo. A linha oferece Informar senha.
Lido em parte — selo ao lado da ação sugerida. A leitura terminou, mas faltou algum campo. O item pede Completar, e você preenche o que falta.
Por que a leitura do documento não concluiu, e o que fazer
O motivo aparece quando você para o mouse sobre Criar lançamento, no menu Mais ações da linha, e no aviso que a Kamino mostra ao tentar lançar o item em lote.
O arquivo está protegido por senha e não pôde ser lido. Peça ao fornecedor uma via sem senha, ou preencha os campos à mão. — se você tem a senha, use Informar senha.
O arquivo chegou corrompido e não pôde ser aberto. Peça uma nova via ao fornecedor. — o arquivo não abre em lugar nenhum. Peça outra via.
A leitura não conseguiu extrair os campos deste documento. Confira o arquivo e preencha à mão o que faltar. — abra o item, confira o documento e complete os campos.
A leitura automática está indisponível no momento. Tente de novo em instantes ou preencha os campos à mão. — a falha é da Kamino, não do documento. A Kamino tenta de novo sozinha.
A leitura automática não rodou por limite de uso. Preencha os campos à mão ou tente de novo mais tarde. — complete à mão para não atrasar o pagamento.
O arquivo deste documento não pôde ser alcançado agora. A leitura tenta de novo sozinha; se continuar assim, peça uma nova via ao fornecedor. — espere as novas tentativas.
O anexo ainda está passando pela verificação de segurança. A leitura roda assim que ela terminar. — espere: a leitura começa sozinha.
A verificação de segurança recusou este anexo, então ele não foi lido. Peça uma nova via ao fornecedor. — o arquivo não é aberto por segurança. Peça outra via.
A leitura deste documento não foi concluída. Preencha os campos à mão para seguir. — a Kamino não recebeu o motivo. Complete à mão.
Documentos que a Captura recebe e não lê
Alguns e-mails trazem algo que a leitura não abre ou que não é cobrança. Eles entram na fila com Ação sugerida Arquivar, e a Kamino não tenta ler de novo, porque uma segunda leitura daria o mesmo resultado. O motivo aparece no mesmo lugar, em Criar lançamento:
O formato deste arquivo não é lido automaticamente. Peça ao fornecedor uma via em PDF; se você conseguir abrir o documento, também pode preencher os campos à mão. — é o caso do arquivo compactado (
.zip) e de formatos que não são PDF nem imagem.O anexo é grande demais para a leitura automática. Peça uma via menor ou preencha os campos à mão.
Os anexos desta mensagem somaram mais do que a leitura automática aceita. Peça as vias separadas ou preencha os campos à mão.
A mensagem trouxe anexos demais para a leitura automática. Confira quais são cobrança e trate um por vez.
O anexo chegou vazio, sem conteúdo para ler. Peça ao fornecedor uma nova via do documento.
Nada nesta mensagem era uma cobrança. Confira o corpo do e-mail: se houver cobrança, peça a via ao fornecedor; se não houver, arquive este item. — para ver só esses itens, use + Filtro › Identificação › Não identificado.
Como a Kamino tenta ler o documento de novo sozinha
Algumas falhas de leitura passam sozinhas, e a Kamino tenta de novo sem você pedir:
A leitura automática estava fora do ar (A leitura automática está indisponível no momento): essa falha não conta como tentativa. A Kamino lê o documento de novo quando a leitura volta, mesmo horas depois.
O anexo não foi alcançado, ou a verificação de segurança do arquivo ainda não terminou: até três novas tentativas, com intervalos crescentes, nos primeiros minutos depois da chegada.
Se der certo, o item é completado e segue na fila como qualquer outro, sem virar um item novo.
Não há botão para pedir uma nova leitura. Esgotadas as três tentativas, o item fica em Leitura não concluída esperando você: informe a senha, complete à mão ou arquive.
Como informar a senha de um documento protegido na Captura
Em Pagar › Captura, ache o item com a situação Arquivo protegido.
Clique em Informar senha, o ícone de chave na linha do item.
Na janela Informar a senha do documento, digite a senha em Senha do documento. Ela fica visível de propósito, para você conferir o que copiou da mensagem do fornecedor.
Clique em Destravar e ler.
Se a senha abrir o arquivo, a Kamino confirma Documento destravado, lê o documento e preenche os campos. Se não abrir, a janela continua aberta para você corrigir, e diz quantas tentativas restam.
Como completar à mão um documento que a Captura não leu
Em Pagar › Captura, clique no item para abrir a conferência.
Na seção Documento e leitura, confira o documento. Para abri-lo fora da Kamino, clique em Baixar original. O documento de um e-mail sem anexo legível é o próprio corpo da mensagem.
Preencha os campos obrigatórios: Empresa, Beneficiário, Valor bruto e Vencimento.
Clique em Criar lançamento, ou em Criar e abrir o próximo para seguir para o item seguinte da fila.
O item vira conta a pagar. Se a conta já existia, use Vincular a uma conta a pagar… em vez de criar outra. Veja "Como juntar documentos duplicados na Captura e vincular a uma conta a pagar".
Como arquivar um documento da Captura que não é cobrança
Em Pagar › Captura, abra o menu Mais ações da linha e escolha Arquivar. Para vários itens, marque-os na lista e clique em Arquivar na barra de seleção, ou aperte A.
Na janela Arquivar o item?, escreva o motivo, por exemplo "não é cobrança" ou "chegou de novo em PDF". O motivo é obrigatório.
Clique em Arquivar item, ou Arquivar e o número de itens, quando são vários.
O item sai da fila e não vira conta a pagar. Ele continua na Captura, com o motivo e o documento original guardados.
Como devolver à fila um documento arquivado por engano na Captura
Na barra de filtros, desmarque tudo no filtro Situação para ver os arquivados. Abra o item e, na seção Como chegou, clique em Devolver à fila. Ele volta ao estado de onde saiu.
Regras e limites da leitura de documentos na Captura
Até três novas tentativas automáticas por documento, por volta de 1, 5 e 15 minutos depois da chegada. Depois delas, só a sua ação resolve. A leitura fora do ar não conta como tentativa: a Kamino lê de novo quando ela volta. É uma regra da Kamino.
Até cinco tentativas de senha por item. O limite protege o documento de quem tenta adivinhar a senha, e é separado das tentativas automáticas. Uma tentativa que não chegou a testar a senha, porque a leitura estava fora do ar, não conta. É uma regra da Kamino.
A senha não é guardada. Ela serve para uma leitura e é descartada. Fica registrado só que alguém informou uma senha.
A Kamino já tenta o CNPJ das empresas do grupo como senha, inteiro e pelos primeiros dígitos, que é a convenção de boletos de condomínio e faturas. Só quando nenhum abre o item pede a senha.
O motivo do arquivamento tem até 280 caracteres. É uma regra da Kamino.
Até 200 itens por vez ao arquivar ou lançar em lote. É uma regra da Kamino.
O arquivo original fica guardado mesmo quando a leitura falha e depois de o item ser arquivado.
Por que a senha ou o arquivamento foi recusado na Captura, e o que fazer
Essa senha não abriu o documento. Restam N tentativas. — confira a senha na mensagem do fornecedor e tente de novo.
As 5 tentativas de senha deste documento acabaram. Preencha os campos à mão ou peça outra via. — complete o item à mão ou peça ao fornecedor uma via sem senha.
A leitura não está respondendo agora, então a senha não chegou a ser testada. Nenhuma tentativa foi gasta — tente de novo em instantes. — espere alguns instantes e repita.
Este item não está mais esperando senha. Recarregue a fila para ver o estado atual. — a leitura já terminou ou alguém já tratou o item. Recarregue.
Escreva o motivo: ele é o que explica por que esta cobrança não virou conta a pagar. — preencha o motivo antes de arquivar.
O motivo passa de 280 caracteres. Resuma por que esta cobrança não virou conta. — encurte o texto.
O item mudou depois de aparecer nesta tela. Recarregue a fila para ver o estado atual e refaça a ação. — a leitura terminou ou alguém mexeu no item enquanto você olhava. Recarregue.
O que confunde ao tratar um documento que a Captura não leu
Lendo… não é Leitura não concluída. A primeira pede espera, e a leitura costuma terminar em minutos. A segunda diz que a leitura falhou: se a leitura estava fora do ar, a Kamino tenta de novo quando ela volta; nos outros casos, tenta nos primeiros minutos, e depois disso o item pede a sua ação.
Reenviar o mesmo arquivo não cria um item novo. A Kamino reconhece o documento e o reencontra no mesmo item. Um PDF novo do fornecedor, com outro conteúdo, entra como item novo. Nesse caso, mescle o item antigo no novo, ou arquive o antigo.
A leitura que termina depois não apaga o que você digitou. Se você preencheu um campo e a leitura concluiu em seguida, ela completa só os campos vazios.
Nem tudo que chega por e-mail vira item. Logotipo e assinatura do rodapé do e-mail não entram na fila. E-mail enviado a um endereço desligado também não: a Kamino não chega a buscar a mensagem.
Arquivar não é definitivo. O item arquivado continua na Captura e volta à fila pelo Devolver à fila.
Para o resto da fila, veja "A Captura: como as contas chegam até você".
Perguntas frequentes sobre documentos que a Captura não leu
O boleto chegou com senha. Como faço a Kamino ler?
Clique em Informar senha na linha do item, digite a senha e clique em Destravar e ler. A Kamino lê o documento e preenche os campos. São até cinco tentativas por item.
O item está em Leitura não concluída há horas. A Kamino vai tentar de novo?
Depende do motivo. Se é A leitura automática está indisponível no momento, sim: a Kamino tenta de novo quando a leitura volta, mesmo horas depois. Nos outros casos, as tentativas automáticas acontecem só nos primeiros minutos; depois, complete os campos à mão ou arquive.
Dá para pedir uma nova leitura do documento?
Não há botão para isso. A Kamino relê sozinha quando a falha pode passar. Para o arquivo com senha, a nova leitura acontece quando você informa a senha.
O fornecedor mandou o arquivo em .zip. O que faço?
A Captura não abre arquivo compactado. Peça ao fornecedor o boleto ou a nota em PDF e arquive o item do .zip.
Arquivei um documento por engano. Perdi o arquivo?
Não. O arquivo original continua guardado. Desmarque tudo no filtro Situação, abra o item e use Devolver à fila.