Em Pagar › Minhas solicitações você pede à empresa o reembolso de um gasto que pagou do próprio bolso, ou pede que ela pague um fornecedor. A mesma tela mostra tudo o que você já pediu, com a situação de cada pedido, o motivo de uma reprovação e a data prevista do pagamento.
Antes de pedir um reembolso ou um pagamento
Quem pode pedir: quem tem a funcionalidade Solicitações — Enviar, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador, Gestor, Analista e Colaborador, além do Administrador da Organização. Sem ela, o botão Nova solicitação fica bloqueado.
O que ter em mãos: no reembolso, o comprovante do gasto em PDF, JPG, PNG ou XML, com até 10 MB. Na solicitação de pagamento, a data em que o fornecedor precisa receber e, se for boleto, a linha digitável.
Quem recebe o dinheiro precisa estar no cadastro de contatos do Grupo. O campo Pagar para busca nesse cadastro; ele não cria contato novo.
Onde: na plataforma web.
Onde fica a tela Minhas solicitações
No menu lateral, abra Pagar › Minhas solicitações. O item só aparece para quem pode enviar ou listar solicitações. Logo abaixo dele fica Aprovações, a tela de quem decide os pedidos.
Como pedir um reembolso
No menu lateral, abra Pagar › Minhas solicitações.
Clique em Nova solicitação e escolha Reembolso (Peça de volta uma despesa que você já pagou.). O painel do formulário abre à direita.
Preencha os campos da seção Pagamento:
Empresa: a empresa do Grupo que vai devolver o dinheiro.
Comprovantes: clique em Clique para selecionar e escolha o arquivo. Repita para anexar mais de um.
Descrição: o que foi o gasto (ex.: "Táxi até o cliente em Campinas").
Valor.
Classificação: a conta de despesa do gasto.
Data da despesa.
Pagar para: quem recebe o reembolso. Normalmente já vem com o seu nome.
Centro de custo e Unidade de negócio, se a sua empresa usa. Não são obrigatórios.
Clique em Enviar solicitação.
A tela confirma com Solicitação ENV-N enviada., e o pedido entra na lista como Em aprovação. Se a sua empresa definiu um valor que dispensa aprovação e o pedido ficou abaixo dele, ele já entra como Aprovada e virou conta a pagar.
Como pedir que a empresa pague um fornecedor
No menu lateral, abra Pagar › Minhas solicitações.
Clique em Nova solicitação e escolha Solicitação de pagamento (Peça o pagamento de um fornecedor ou prestador.).
Preencha os campos da seção Pagamento:
Empresa: a empresa do Grupo que vai pagar.
Pagar para: o fornecedor ou prestador. Busque pelo nome; o CPF ou CNPJ aparece embaixo.
Valor.
Boleto: cole a linha digitável, se o pagamento for por boleto.
Pagar em: a data em que o fornecedor precisa receber.
Competência, se quiser.
Descrição.
Nº da nota fiscal, se houver.
Classificação.
Centro de custo e Unidade de negócio, se a sua empresa usa.
Anexos: a nota, o boleto ou outro documento, se quiser.
Em Detalhes, use Observações para o que quem aprova precisa saber.
Clique em Enviar solicitação.
Os campos obrigatórios têm marca no rótulo. Se faltar algum, o botão não envia e o campo mostra Preencha este campo antes de enviar.
Como acompanhar uma solicitação enviada
A lista de Minhas solicitações mostra Enviada em, Formulário, Descrição (com o código ENV-N em cima), Empresa, Situação e Valor (R$). Clique na linha para abrir o pedido com tudo o que você enviou e os comprovantes.
As situações de uma solicitação:
Em aprovação: espera a decisão de quem aprova.
Aprovada: virou conta a pagar. Embaixo aparece Pagamento previsto para a data.
Reprovada: embaixo aparece o motivo que quem decidiu escreveu.
Cancelada: você desistiu do pedido.
Ao abrir um pedido aprovado, o selo ao lado do código diz como ele foi aprovado:
Aprovada automaticamente: o valor estava abaixo do valor que a sua empresa dispensa de aprovação, e o pedido virou conta a pagar no envio.
Aprovada · aprovada por quem pediu: a sua empresa permite que quem pede aprove o próprio pedido, e foi o que aconteceu.
Para recortar a lista, use o período Enviada em, o filtro Situação ou a busca por código, quem recebe ou descrição.
Como cancelar uma solicitação
Na lista, abra o menu da linha (…) do pedido Em aprovação, ou abra o pedido.
Clique em Cancelar solicitação.
Na pergunta Cancelar a solicitação ENV-N?, clique em Cancelar solicitação de novo. Para desistir, clique em Manter solicitação.
Cancelar não volta atrás: ninguém mais decide sobre o pedido. Para pedir de novo, envie uma solicitação nova. Só dá para cancelar enquanto o pedido está Em aprovação.
O que acontece depois de enviar uma solicitação
Quem decide: quem tem a funcionalidade Solicitações — Decidir no seu Grupo, na tela Aprovações. O passo a passo dessa decisão está em "Como aprovar um pagamento na Kamino".
Aprovada, a solicitação vira conta a pagar em Pagar › Contas a pagar, com os mesmos dados e os mesmos comprovantes. O reembolso vira conta por Pix, na chave do beneficiário. A solicitação de pagamento vira conta por boleto, com a linha digitável que você informou.
Aprovada não é paga. O dinheiro sai quando alguém envia a conta ao banco. Veja "Como enviar pagamentos ao banco".
Reprovada, o pedido não volta para a fila. Leia o motivo, corrija e envie uma solicitação nova.
Regras e limites das solicitações
Anexos: PDF, JPG, PNG ou XML, até 10 MB por arquivo. A regra é da Kamino, por segurança.
Descrição: até 500 caracteres. Observações: até 2.000 caracteres.
Valor: maior que zero, com no máximo duas casas decimais.
Empresa: só as empresas do Grupo aberto no topo da tela.
Classificação: só as classificações ativas que aceitam lançamento. Se a sua empresa liberou uma lista própria para o formulário, só as dessa lista, às vezes com um apelido.
Vencimento da conta criada: quem define é a configuração do Grupo. Sem configuração, o reembolso vence dois dias corridos depois da aprovação, mesmo em fim de semana, e a solicitação de pagamento vence na data de Pagar em.
Valor que dispensa aprovação: a sua empresa pode definir um valor abaixo do qual o pedido é aprovado no envio. Veja "Configurar o reembolso e a solicitação de pagamento".
A regra vale no envio. Se a configuração mudar depois, o pedido já enviado segue a regra de quando foi enviado.
Mensagens de erro ao enviar uma solicitação, e o que fazer
Preencha este campo antes de enviar. — preencha o campo marcado.
O valor precisa ser maior que zero. ou O valor aceita no máximo duas casas decimais. — corrija o valor.
Este campo aceita até N caracteres; são M. — encurte o texto.
Este tipo de arquivo não é aceito. Envie PDF, JPG, PNG ou XML. — converta o arquivo, por exemplo salvando o documento como PDF.
O arquivo passou do tamanho aceito. Envie um menor. — reduza o arquivo para até 10 MB.
Esta empresa não é deste Grupo. Escolha uma das empresas do Grupo aberto. — troque a empresa, ou troque o Grupo no topo da tela.
A classificação ou o centro de custo escolhido não está mais disponível. Escolha outro. — escolha outra opção na lista.
A versão deste formulário mudou. Feche o painel e abra de novo para pegar as perguntas atuais. — feche o painel e comece de novo.
Não foi possível consultar o cadastro agora. Tente de novo em alguns minutos. — espere e envie de novo; o que você digitou continua no painel.
Não foi possível carregar os formulários — feche o menu de Nova solicitação e abra de novo.
Você não tem acesso às solicitações deste Grupo — peça a funcionalidade Solicitações — Enviar a quem administra os acessos.
Não foi possível cancelar. Tente de novo. — o pedido pode ter sido decidido nesse meio-tempo. Recarregue a lista e confira a situação.
O que confunde ao pedir um reembolso
"Pagar para" já vem com o seu nome, mas nem sempre. A Kamino procura no cadastro de contatos do Grupo uma pessoa com o mesmo e-mail do seu acesso. Achou uma só, o campo abre com ela, e você pode trocar. Se ninguém tem o seu e-mail, ou se duas pessoas têm, o campo vem vazio: busque o seu nome. Na solicitação de pagamento o campo vem sempre vazio, porque ali quem recebe é um fornecedor.
O comprovante é obrigatório no reembolso. Sem pelo menos um arquivo em Comprovantes, o pedido não sai.
Fechar o painel apaga o que você digitou. O rascunho não fica guardado.
A classificação pode aparecer com outro nome. Se a sua empresa deu um apelido a ela (ex.: "Uber e táxi"), você vê o apelido; quem aprova vê o nome original.
O texto da área de anexos fala em DOC e XLS, mas esses formatos são recusados. Envie PDF, JPG, PNG ou XML.
Perguntas frequentes sobre reembolso e solicitação de pagamento
Minha solicitação foi aprovada. O dinheiro já caiu?
Ainda não. Aprovar cria a conta a pagar. O pagamento sai quando alguém da empresa envia essa conta ao banco, e a data prevista aparece na lista, em Pagamento previsto para.
Por que minha solicitação foi reprovada?
O motivo aparece embaixo da situação Reprovada, na lista, e no topo do pedido aberto. Corrija o que foi pedido e envie uma solicitação nova.
Posso editar uma solicitação que já enviei?
Não. Enquanto ela está Em aprovação, você pode cancelar e enviar outra com os dados certos.
Quem aprova a minha solicitação?
Quem tem a funcionalidade Solicitações — Decidir no seu Grupo. Você não aprova o próprio pedido, a menos que a sua empresa tenha permitido isso na configuração das solicitações.
Não acho a pessoa ou o fornecedor em "Pagar para". O que faço?
O campo busca no cadastro de contatos do Grupo. Peça a quem cuida do cadastro para incluir a pessoa ou o fornecedor e tente de novo.
Por que a solicitação foi aprovada sem ninguém aprovar?
A sua empresa definiu um valor que dispensa aprovação, e o seu pedido ficou abaixo dele. Na lista ele aparece como Aprovada; aberto, o selo diz Aprovada automaticamente.