Em Pagar › Aprovações ficam os reembolsos e as solicitações de pagamento que as pessoas do Grupo enviaram e que esperam a sua decisão. Aprovar cria a conta a pagar com os mesmos dados e os mesmos comprovantes; reprovar devolve o motivo a quem pediu. O passo a passo completo da decisão está em "Como aprovar um pagamento na Kamino".
Antes de usar a tela Aprovações
Quem vê a tela: quem tem a funcionalidade Solicitações — Decidir, em Papéis e permissões. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador e Gestor, além do Administrador da Organização. Analista e Colaborador enviam pedidos, mas não decidem.
Onde: na plataforma web.
Não confunda com a aprovação do banco. Um pagamento Aguardando aprovação na coluna Envio ao banco espera a aprovação na Conta Kamino, fora desta tela.
Onde fica a tela Aprovações
No menu lateral, abra Pagar › Aprovações. O item fica logo abaixo de Minhas solicitações e só aparece para quem pode decidir.
O que a fila de aprovações mostra
A tela tem duas abas:
Aguardando avaliação (N): o que espera decisão, do vencimento mais próximo para o mais distante.
Avaliadas: o que você já decidiu, com a coluna Sua decisão: Aprovada com o código da conta a pagar criada, ou Reprovada com o motivo.
Cada linha traz O que é (o código ENV-N, quem pediu e a descrição), Tipo de pedido (Reembolso ou Solicitação de pagamento), Quem recebe, Empresa, Valor (R$) e, na aba Aguardando avaliação, Vence em. Na aba Avaliadas, a última coluna é Sua decisão.
Como encontrar um pedido na fila de aprovações
Abra Pagar › Aprovações.
Use a busca (Busque por código, quem recebe, quem pediu ou descrição) ou os filtros:
Vence em: um período de vencimento.
Tipo de pedido: Reembolso ou Solicitação de pagamento.
Empresa.
Para tirar os filtros, clique em Redefinir ou em Limpar filtros.
Como abrir um pedido e conferir o que foi enviado
Clique na linha do pedido. O painel abre à direita.
Em Pagamento, confira Valor solicitado, Beneficiário, Previsão de pagamento, Empresa, Enviada em, Formulário, Quem pediu e Vence em.
Em O que foi enviado, leia os campos que a pessoa preencheu, com os rótulos do formulário na versão que valia no envio.
Abra os arquivos em Comprovantes (reembolso) ou Anexos (solicitação de pagamento).
O painel tem um botão para copiar o link do pedido e mandar a outra pessoa.
Como aprovar ou reprovar um pedido na fila
Com o pedido aberto, clique em Aprovar reembolso ou Aprovar solicitação de pagamento.
Para reprovar, clique em Reprovar, escreva no campo que abre o que precisa ser corrigido e clique em Confirmar reprovação. Para desistir, clique em Voltar.
Ao aprovar, a tela confirma com ENV-N aprovado (ou aprovada, na solicitação de pagamento) e Virou a conta a pagar PAG-N. Quem pediu vê a decisão em Minhas solicitações. Ao reprovar, com ENV-N reprovado (ou reprovada) e Quem pediu lê o motivo em Minhas solicitações. O pedido sai de Aguardando avaliação e passa para Avaliadas. O que acontece com a conta criada está em "Como aprovar um pagamento na Kamino".
Regras da fila de aprovações
Quem decide vê os dois tipos. A funcionalidade Solicitações — Decidir vale para reembolso e para solicitação de pagamento.
O seu próprio pedido não entra na sua fila, a menos que a configuração das solicitações do Grupo permita que quem pede aprove o próprio pedido. Aí ele aparece, e a aprovação fica registrada como aprovada por quem pediu.
Pedido abaixo do valor que dispensa aprovação não passa pela fila. Ele é aprovado no envio. Quem configura esse valor é quem administra o Grupo, em "Configurar o reembolso e a solicitação de pagamento".
Uma decisão por pedido. Aprovado ou reprovado, o pedido não volta para a fila. Para corrigir um pedido reprovado, quem pediu envia outro.
Reprovar exige motivo. Confirmar reprovação só fica disponível com o campo preenchido.
Um pedido por vez. Não há aprovação em lote.
Mensagens da tela Aprovações, e o que fazer
Não foi possível aprovar. Tente de novo. ou Não foi possível reprovar. Tente de novo. — o pedido pode já ter sido decidido por outra pessoa ou cancelado por quem pediu. Recarregue a tela: se ele sumiu de Aguardando avaliação, não espera mais decisão. A aba Avaliadas mostra só as suas decisões, então confirme com quem enviou o pedido, que vê o que aconteceu em Minhas solicitações.
Você não decide solicitações neste Grupo — peça a funcionalidade Solicitações — Decidir a quem administra os acessos.
Não foi possível carregar a fila — clique em Tentar de novo.
A fila não foi atualizada — a lista mostra a última leitura que deu certo. Clique em Tentar de novo antes de decidir.
Nenhum pedido com esse recorte — ajuste o vencimento, o tipo ou a empresa, ou clique em Limpar filtros.
Você não tem acesso a esta solicitação — peça a funcionalidade Solicitações — Decidir a quem administra os acessos.
O que confunde na fila de aprovações
Reembolso aparece com "—" em Vence em. Quando o vencimento conta da data da aprovação, que é o padrão do reembolso, ele ainda não existe enquanto ninguém decidiu. Esses pedidos ficam no fim da lista e somem quando você filtra por Vence em. Para achá-los, filtre por Tipo de pedido › Reembolso.
A classificação aparece com um apelido embaixo. Se o Grupo deu um apelido à classificação no formulário, você lê o nome original com Apelido no formulário: embaixo. Quem pediu vê só o apelido.
A forma de pagamento sai do tipo do pedido. A solicitação de pagamento vira conta por boleto, com a linha digitável quando o pedido trouxe. O reembolso vira conta por Pix, na chave principal do beneficiário. Se a principal não dá para pagar, a Kamino usa a primeira outra chave do beneficiário que dê. Se nenhuma dá, a conta nasce Pix sem chave: cadastre a chave antes de enviar ao banco.
O comprovante é o mesmo arquivo nos dois lugares. Depois de aprovar, ele aparece nos anexos da conta a pagar. Não é cópia.
Perguntas frequentes sobre a tela Aprovações
Sou Gestor e não vejo Aprovações no menu. Por quê?
Confira em Papéis e permissões se o seu papel tem a funcionalidade Solicitações — Decidir. Quem já tinha o papel antes de a funcionalidade existir pode precisar ser reatribuído ao papel.
Aprovei o pedido. O pagamento já foi feito?
Não. Aprovar cria a conta a pagar em aberto. O pagamento sai quando a conta é enviada ao banco. Veja "Como enviar pagamentos ao banco".
Por que um pedido que eu esperava não está na fila?
Pode ter sido enviado por você mesmo, pode ter ficado abaixo do valor que dispensa aprovação, ou outra pessoa já decidiu. Confira os filtros. A aba Avaliadas mostra só os pedidos que você decidiu: o que outra pessoa decidiu não aparece nela, e quem enviou o pedido vê a decisão em Minhas solicitações.
Aprovei por engano. Dá para desfazer?
Não na tela Aprovações: a decisão é uma só. A conta a pagar criada continua em aberto até ser enviada ao banco, e pode ser tratada em Pagar › Contas a pagar.