A configuração das solicitações fica em Configurações › Captura de pagamentos, na aba Solicitações. Ali quem administra o Grupo de empresas configura os dois formulários, o Reembolso e a Solicitação de pagamento. Em cada um, decide a partir de que valor o pedido precisa de aprovação e se quem pede pode aprovar o próprio pedido. Decide também como o vencimento da conta a pagar é contado e quais classificações quem pede pode escolher.
Antes de configurar as solicitações
Quem pode configurar: quem tem as duas funcionalidades, em Papéis e permissões: Captura de pagamentos — Canais e fontes, que abre a seção Captura de pagamentos, e Solicitações — Configurar, que mostra a aba Solicitações. Entre os papéis padrão, as duas vêm com Administrador da Organização e Administrador. O Gestor decide os pedidos, mas não configura.
A configuração é por Grupo. Ela vale para o Grupo de empresas aberto no topo da tela. Outro Grupo tem a configuração dele.
Onde: na plataforma web.
Onde fica a configuração das solicitações
Clique na engrenagem de Configurações, na parte de baixo da barra à esquerda.
No menu de Configurações, em Modelos e automações, abra Captura de pagamentos.
Clique na aba Solicitações, a última da seção.
A aba só aparece para quem tem Solicitações — Configurar. Ela não fica no menu Pagar.
O que a aba Solicitações mostra
Uma linha por formulário, com quatro colunas:
Tipo de solicitação: o nome e a descrição do formulário.
Aprovação: Todo pedido ou A partir de R$ X.
Vencimento: a regra em uma frase, como 2 dias após a data da aprovação ou na data informada na solicitação.
Classificações: quantas estão liberadas, ou Todas.
Sem nada configurado, vale o padrão da Kamino:
todo pedido passa por aprovação, e ninguém aprova o próprio pedido;
o reembolso vence 2 dias após a data da aprovação;
a solicitação de pagamento vence na data informada no pedido;
todas as classificações estão disponíveis.
Como abrir a configuração de um formulário
Na aba Solicitações, clique na linha do formulário, ou no lápis (Editar Reembolso ou Editar Solicitação de pagamento).
O painel abre à direita com três blocos: Aprovação, Depois de aprovado e Classificações.
Faça as mudanças e clique em Salvar. Para sair sem gravar, clique em Cancelar.
Ao salvar, a tela confirma com Reembolso salvo (ou Solicitação de pagamento salvo) e Vale para os próximos pedidos. Os que já estão em aprovação seguem como estavam.
Como definir o valor que exige aprovação
Abra o formulário na aba Solicitações.
Em Aprovação › Valor que exige aprovação, digite o valor (ex.: R$ 200,00).
Clique em Salvar.
Pedido abaixo desse valor é aprovado no envio, sem passar por ninguém, e vira conta a pagar na hora. Pedido no valor exato ou acima vai para a fila de Aprovações. Com R$ 0,00, todo pedido passa por aprovação. É assim que se volta ao padrão.
Como permitir que quem pede aprove o próprio pedido
Abra o formulário na aba Solicitações.
Em Aprovação › Quem pede pode aprovar o próprio pedido?, escolha Sim, e a trilha registra. Para voltar ao padrão, escolha Não. Outra pessoa decide.
Clique em Salvar.
Com Sim, o pedido aparece também na fila de quem o enviou, desde que essa pessoa tenha Solicitações — Decidir. A aprovação fica marcada como aprovada por quem pediu.
Como definir o vencimento da conta a pagar criada
Abra o formulário na aba Solicitações.
Em Depois de aprovado › Vencimento, escolha de que data o vencimento é contado:
no Reembolso: Data da solicitação, Data da despesa ou Data da aprovação;
na Solicitação de pagamento: Data da solicitação, Data da aprovação ou Vencimento informado (boleto ou campo Pagar em).
Em + dias, diga quantos dias corridos somar a essa data.
Em Ajuste da data, escolha:
Sem ajuste;
Dias do mês, e em Dias marque os dias em que o Grupo paga (ex.: 15 e 30);
Dia da semana, e em Dia escolha de segunda a sexta.
Clique em Salvar.
Com Vencimento informado, os campos + dias e Ajuste da data somem: a conta vence na data que quem pediu informou.
Como liberar classificações e dar apelido a elas
Abra o formulário na aba Solicitações.
Em Classificações, clique em Adicionar classificação.
Em Classificação, busque e escolha a conta (ex.: 3.4.1 · Transporte).
Em Apelido, se quiser, escreva o nome que quem pede vai ler (ex.: "Uber e táxi").
Repita para cada classificação. Para tirar uma, use o botão de remover da linha.
Clique em Salvar.
Com pelo menos uma classificação na lista, o formulário oferece só as liberadas, na ordem da lista. Com a lista vazia, ele oferece todas as classificações que aceitam lançamento no Grupo.
Regras da configuração das solicitações
Vale para os próximos pedidos. O pedido já enviado segue a regra que valia quando foi enviado, inclusive o vencimento e a autoaprovação.
+ dias vai de 0 a 365.
Não há ajuste para dia útil. Em Dias do mês, a data avança até o próximo dia escolhido, e em mês mais curto vale o último dia (30 em fevereiro vira 28 ou 29). Em Dia da semana, a data avança até o próximo dia escolhido.
Classificação liberada precisa aceitar lançamento. Conta que agrupa outras não entra.
Uma classificação e um apelido aparecem uma vez só por formulário. O apelido tem até 60 caracteres.
O valor que dispensa aprovação não olha quem recebe. Um pedido abaixo do valor é aprovado mesmo que o beneficiário nunca tenha recebido nada.
Criar formulário novo e mudar os campos de um formulário não fazem parte desta tela. Os dois formulários são os da Kamino.
Mensagens da configuração das solicitações, e o que fazer
Use zero ou mais dias. — corrija + dias.
Escolha pelo menos um dia. — marque um dia em Dias, ou troque o ajuste.
Outra pessoa salvou este tipo de solicitação depois que você abriu o painel. Feche e abra de novo para ver a configuração atual. — feche o painel, abra de novo e refaça a mudança.
Não conseguimos conferir as classificações agora, e nada foi salvo. Tente de novo em instantes. — espere e clique em Salvar de novo.
O servidor não respondeu a tempo, e não sabemos se a configuração foi salva. Recarregue a página para conferir antes de tentar de novo. — recarregue e confira a linha na aba antes de salvar.
A configuração não foi salva. Confira os campos marcados. — corrija o que está marcado no painel.
Não foi possível carregar as solicitações — clique em Tentar de novo. A mensagem não quer dizer que não há formulário.
Não conseguimos carregar as classificações para escolher. As que já estão liberadas continuam na lista. — clique em Tentar de novo antes de adicionar uma classificação.
O que confunde ao configurar as solicitações
A aba Solicitações não aparece. Falta uma das duas funcionalidades: Captura de pagamentos — Canais e fontes abre a seção, e Solicitações — Configurar mostra a aba.
Classificação com o selo Inativa. Ela saiu do cadastro ou passou a agrupar outras, e o formulário já não a oferece. Remova a linha.
O apelido aparece de um jeito para cada pessoa. Quem pede vê o apelido no formulário e no próprio pedido. Quem aprova vê o nome da classificação, com Apelido no formulário: embaixo.
Salvei, mas um pedido em aprovação não mudou. É o esperado: a configuração vale só para os pedidos enviados depois.
Perguntas frequentes sobre a configuração das solicitações
Como faço para reembolsos pequenos não precisarem de aprovação?
Em Configurações › Captura de pagamentos › Solicitações, abra o Reembolso e informe o valor em Valor que exige aprovação. Pedidos abaixo dele são aprovados no envio.
Como faço para o reembolso vencer sempre no dia 15 ou 30?
No Reembolso, em Depois de aprovado, escolha a base, os dias em + dias, Dias do mês em Ajuste da data e marque 15 e 30 em Dias.
O Gestor pode configurar as solicitações?
Não com o papel padrão. A configuração vem com Administrador da Organização e Administrador. Para dar ao Gestor, crie um papel próprio com Solicitações — Configurar e Captura de pagamentos — Canais e fontes.
Onde ficou a configuração das solicitações que eu procurava no menu Pagar?
O menu Pagar tem Minhas solicitações e Aprovações. A configuração fica em Configurações › Captura de pagamentos › aba Solicitações.