Uma regra de conciliação resolve sozinha a linha do extrato que se repete: a tarifa de todo mês, a transferência para a conta da matriz, a mensalidade do mesmo fornecedor. Você diz o que a linha precisa ter (um trecho da descrição, o sentido, a conta, a faixa de valor) e o que a Kamino faz com ela: ignorar a linha, conciliar como transferência ou sugerir o pagamento ou o recebimento já preenchido. As regras ficam em Configurações › Automações da conciliação.
Antes de começar a criar uma regra de conciliação
Quem pode ver as regras: quem tem a funcionalidade Conciliação bancária — Leitura, em Papéis e permissões.
Quem pode criar, editar, duplicar, mudar a ordem, pausar, reativar e arquivar: quem tem Conciliação bancária — Automações. Entre os papéis padrão, ela vem com Administrador da Organização, Administrador, Gestor e Analista. Sem ela, a tela avisa: Você não tem permissão para criar ou alterar regras da conciliação.
O que ter em mãos: o trecho da descrição que o banco repete todo mês (copie de uma linha do extrato) e, para sugerir um lançamento, a pessoa do cadastro e a classificação.
Onde: na plataforma web.
Onde ficam as regras de conciliação automática
Clique na engrenagem de Configurações e, no grupo Modelos e automações, abra Automações da conciliação. As regras valem para as contas de um grupo econômico: se a tela pedir Escolha um grupo econômico, escolha o grupo no topo.
A lista mostra uma regra por linha, com a Ordem, o nome, Quando (a condição), Então (o desfecho), Origem (Você ou Kamino), a Situação (Ativa, Pausada, Incompleta ou Arquivada) e quantas linhas ela tocou nos Últimos 30 dias. A busca acha a regra pelo nome, pela condição ou pelo que ela preenche, e os filtros separam por Desfecho, Movimento, Conta, Origem e Situação.
Como criar uma regra de conciliação em Configurações
Abra Configurações › Automações da conciliação e clique em Nova regra.
Em Nome, dê um nome que diga o que a regra resolve (ex.: "Tarifa de pacote mensal").
Em Quando a linha do extrato atender a tudo isto, preencha a condição. Deixe em branco o que não precisa filtrar:
Movimento: Entrada, Saída ou Entrada ou saída.
Descrição do extrato contém: o trecho que não muda de um mês para o outro (ex.: "TARIFA PACOTE"). Este campo é obrigatório.
Conta: uma conta do grupo, ou Todas as contas do grupo.
Valor mínimo e Valor máximo: a faixa de valor que a regra aceita.
Documento da contraparte: o CPF ou CNPJ de quem pagou ou recebeu, quando o banco informa.
Em Então, escolha o desfecho e preencha o que ele pede:
Ignorar a linha: escreva o Motivo (ex.: "Tarifa bancária, sem lançamento a conciliar").
Conciliar como transferência: escolha a Conta de destino, a outra conta da transferência. Numa regra de Saída, é a conta que recebeu o dinheiro; numa regra de Entrada, é a conta de onde ele saiu.
Sugerir o pagamento, Sugerir o recebimento ou Sugerir o lançamento (conforme o Movimento). Se quiser, escolha a pessoa (Beneficiário, Cliente ou Beneficiário ou cliente), que é opcional. Em E preencha o lançamento, preencha a Classificação, o Centro de custo, a Unidade de negócio, o Projeto e a Descrição do lançamento.
Acima do desfecho, escolha como a regra age. Sugerir e conciliar: a Kamino aplica a regra sem passar por você, e a linha vai para Conciliadas, onde você pode desfazer. Somente sugerir: a linha fica em Com sugestão, já preenchida, e o registro só acontece quando você aceitar. A regra de ignorar a linha age sempre sozinha, porque não cria registro nenhum.
Confira o resumo em A regra e clique em Criar regra.
A regra entra no fim da ordem e passa a valer para as próximas linhas do extrato.
Como criar uma regra a partir de uma linha da conciliação
Abra a conciliação bancária da conta e ache a linha que se repete.
No menu da linha (Mais ações), clique em Criar regra a partir desta linha.
O editor abre com o nome, a descrição inteira, o sentido, a conta e o documento da contraparte da linha. A faixa de valor vem em branco, de propósito: a mesma tarifa varia de centavos de um mês para o outro.
Corte a Descrição do extrato contém até o trecho que não muda, escolha o desfecho e clique em Criar regra.
A Kamino aplica a regra também à linha de onde você partiu, e o aviso diz o que aconteceu com ela:
Regra criada, e a linha saiu da fila: a regra resolveu a linha.
Regra criada, e ela já sugeriu o lançamento desta linha: abra a linha, confira e confirme para criar o lançamento.
Regra criada, mas ela não pega esta linha: a condição não casa a linha de onde você partiu. Abra a regra e confira a descrição, o movimento, a conta e a faixa de valor.
Regra criada, e esta linha ficou para conferência: a regra em Sugerir e conciliar criaria o lançamento ou a transferência sozinha, e existe outra linha da mesma conta com a mesma descrição e o mesmo valor no mesmo dia. A regra não resolve nenhuma das duas. Pode ser cobrança em dobro.
Ao criar um lançamento numa linha da conciliação, a opção Criar regra de pré-conciliação automática faz o mesmo sem abrir o editor. Quando outra linha da conta tiver aquele texto na descrição, a Kamino sugere um lançamento com os campos que você preencheu. O valor e a data vêm sempre da linha nova.
O que cada desfecho da regra faz com a linha do extrato
Ignorar a linha: a linha sai da fila e vai para Ignoradas, com o motivo no histórico dela. Esse desfecho age sempre sozinho, porque não cria registro nenhum. Você traz a linha de volta quando quiser.
Conciliar como transferência: em Sugerir e conciliar, a Kamino cria a transferência entre a conta da linha e a conta escolhida na regra e concilia a linha contra ela. Em Somente sugerir, a linha fica em Com sugestão, com a transferência pronta para você conferir. Serve para o que o extrato não diz: "TED PARA MATRIZ" não informa qual conta recebeu o valor.
Sugerir o pagamento ou o recebimento: em Somente sugerir, a linha fica em Com sugestão, com o selo Sugerido pela regra e o lançamento já preenchido, e o lançamento só é criado quando você aceitar, na linha ou em lote. Em Sugerir e conciliar, a Kamino cria o lançamento, dá a baixa e concilia a linha sozinha. O valor e a data vêm sempre da linha nova.
Toda linha que uma regra resolveu mostra, no histórico, o selo Automático com o nome da regra.
Como editar, pausar ou arquivar uma regra de conciliação
No menu da linha da regra (Mais ações), em Configurações › Automações da conciliação:
Editar: muda a condição ou o desfecho. A mudança vale para as próximas linhas do extrato; o que a regra já fez não muda.
Duplicar: abre uma cópia com a mesma condição e o mesmo desfecho, com "(cópia)" no nome, para você variar um detalhe.
Subir na ordem e Descer na ordem: quando duas regras casam a mesma linha, vale a de ordem menor. As duas ações aparecem só com todas as regras do grupo na tela, na sequência da coluna Ordem. No filtro Situação, marque Ativa, Pausada e Incompleta, ou desmarque todas. Deixe a busca e os outros filtros vazios e todas as regras numa página só, em Linhas por página. Se a lista estiver ordenada por Últimos 30 dias, clique no título da coluna até a seta sumir.
Pausar: a regra para de agir, e as linhas que ela tocaria ficam na fila até você usar Reativar.
Arquivar: a regra sai da lista, guardada com a definição inteira. As linhas que ela resolvia passam a esperar você na fila, e o que ela já fez continua no histórico de cada linha. Para trazê-la de volta, filtre Situação por Arquivada e use Desarquivar: ela volta pausada.
Ao abrir uma regra, O que a regra já fez lista as linhas que ela tocou, com os selos Você desfez, Aguardando sua confirmação e Você recusou. A seção Histórico mostra quem alterou a regra, quando e o que mudou.
Regras e limites das regras de conciliação
Todas estas regras são da Kamino:
A regra não mexe em linha que você já conciliou ou ignorou.
A regra não toca em valor fora da faixa que você definiu.
Quando a regra cria o lançamento ou a transferência sozinha, duas linhas da mesma conta com a mesma descrição e o mesmo valor no mesmo dia ficam na fila para você conferir. Pode ser cobrança em dobro. A regra que ignora a linha ignora as duas, e a regra que só sugere deixa a sugestão nas duas.
Só a primeira regra na ordem age. Por isso a Kamino recusa uma segunda regra com a mesma condição e o mesmo desfecho no mesmo grupo.
A descrição ignora maiúsculas, minúsculas e acentos. "Tarifa pacote" casa "TARIFA PACOTE".
A regra vale para as próximas linhas do extrato. Criar ou editar não reprocessa as linhas que já estavam na fila, exceto a linha de onde você criou a regra.
Limites dos campos: o nome tem no máximo 120 caracteres; o trecho da Descrição do extrato contém, 200; o Motivo e a Descrição do lançamento, 255.
Por que a regra de conciliação não salva, e o que fazer
As mensagens aparecem no próprio editor da regra, menos a de regra incompleta, que aparece na lista.
Já existe uma regra igual. Outra regra do grupo já tem a mesma condição e o mesmo desfecho. Use Abrir a regra existente e ajuste aquela.
Dê um nome à regra. Preencha o Nome.
Informe o texto que a descrição do extrato precisa conter. Preencha Descrição do extrato contém.
O valor mínimo não pode ser maior que o valor máximo. Corrija a faixa de valor.
O documento da contraparte é um CPF ou um CNPJ. Confira os dígitos do documento.
Diga por que a linha é ignorada. Preencha o Motivo.
Escolha a conta de destino. No desfecho de transferência, a conta de destino é obrigatória.
A conta de destino não pode ser a mesma conta que a regra observa. Escolha outra conta de destino, ou mude a Conta da condição.
Falta preencher: … A regra só pode ser ativada depois disso. Aparece ao apontar o selo Incompleta da regra na lista, ou o item Reativar, desabilitado. A regra está Incompleta. Preencha os campos que a frase lista.
O que confunde ao criar regras de conciliação
A regra não age no passado. Uma linha que já estava na fila antes da regra continua lá. Resolva essa na conciliação, ou crie a regra a partir dela.
Descrição colada inteira deixa de casar. O banco varia o texto (data, número do documento). Use só o trecho fixo.
Termo genérico pega linha demais. "PIX" ou "TED" casam quase tudo. Combine o trecho com a conta, o sentido, a faixa de valor ou o documento.
Pausar e arquivar são diferentes. A lista abre só com as regras Ativa: para ver a pausada, marque Pausada no filtro Situação, e ela volta com Reativar. A arquivada aparece com Arquivada no mesmo filtro e volta pausada, com Desarquivar.
Perguntas frequentes sobre regras de conciliação
Como faço uma tarifa que vem todo mês conciliar sozinha?
Crie uma regra com o trecho fixo da descrição da tarifa, Movimento Saída e a conta. Em Então, escolha Sugerir o pagamento para lançar a despesa, ou Ignorar a linha para tirá-la da fila sem lançamento.
Como desativo uma regra de conciliação?
No menu da regra, use Pausar. Ela para de agir e sai da lista padrão, que mostra só as regras Ativa: para vê-la, marque Pausada no filtro Situação. Para guardar a regra de vez, use Arquivar.
Se eu editar uma regra, as linhas antigas mudam?
Não. A regra editada vale para as próximas linhas do extrato. O que ela já fez continua no histórico de cada linha.
A regra concilia sozinha ou eu preciso confirmar?
Depende do modo que você escolheu na regra. Em Sugerir e conciliar, a regra age sozinha e a linha vai para Conciliadas. Em Somente sugerir, a linha fica em Com sugestão e nada é criado até você aceitar. Ignorar a linha age sempre sozinha.
Como desfaço o que uma regra fez numa linha?
Abra a linha na conciliação. A linha ignorada volta com Trazer de volta, e a conciliada se desfaz como qualquer outra conciliação.
Duas regras pegam a mesma linha. Qual vale?
A de ordem menor. Use Subir na ordem na regra que precisa decidir antes. A ação aparece só com todas as regras do grupo na tela, na sequência da coluna Ordem: no filtro Situação, marque Ativa, Pausada e Incompleta, ou desmarque todas. Deixe a busca e os outros filtros vazios, todas as regras numa página só e a lista sem ordenar por Últimos 30 dias.